Gestión de Activos de IT: concepto, ventajas y retos
La mayoría de las empresas que desarrollan sistemas de monitorización incluyen dentro de sus productos propuestas asociadas a los procesos de gestión de activos de TI (ITAM).
Esto es delicado si tenemos en cuenta que los procesos de recolección, mantenimiento y presentación de los datos de seguimiento, una vez ejecutados, pueden ser fácilmente utilizados para llevar a cabo la administración de los recursos de TI.
Por otro lado, los profesionales que se encargan de mantener el óptimo funcionamiento de la plataforma y sistemas de una empresa suelen ser también responsables del control y la gestión de los recursos informáticos.
Por lo tanto, no es inusual plantear la cuestión del ITAM en las sesiones dedicadas a las ventajas de los sistemas de vigilancia.
Ahora, ¿qué es un sistema informático de gestión de activos?
En Wikipedia, ITAM es el conjunto de prácticas comerciales que unen funciones financieras, contractuales y de inventario para respaldar la gestión del ciclo de vida y la toma de decisiones estratégicas para el entorno de TI.
Este concepto suena un poco abstracto, pero en la práctica es fácil para todos nosotros, sea cual sea nuestro rol en una organización; es importante reconocer que vale la pena mantener y proteger la inversión realizada en tecnología.
Sin embargo, muchas veces lo que lleva a las empresas a alcanzar el objetivo general de proteger su inversión en tecnología para la implementación final de los procesos asociados con el ITAM es por lo general una crisis.
Esta crisis podría ser un fallido proceso de auditoría interna o externa, el pago imprevisto de un contrato de mantenimiento, la repentina necesidad de aplicar parches de un sistema sin conocer la forma en que se distribuye en nuestra plataforma, etc.
Pero una vez instalado un sistema de gestión de activos de TI puede traer muchos beneficios a una organización:
- Mejores planes de compra justificados.
- La definición de los planes de redistribución de activos.
- La mejora de la calidad de los servicios de TI.
- Tener un mejor conocimiento sobre el coste asociado a los activos.
- La realización de mejores procesos de retiro y disposición.
- El dinero del ahorro en la adquisición, instalación y mantenimiento de la tecnología.
A lo largo del resto de este artículo vamos a echar un vistazo rápido a los retos a los que hay que enfrentarse al asumir una aplicación de gestión de activos de TI.
Diversidad de activos
Si tenemos en cuenta que es un activo cada pieza de software y hardware que es parte de nuestra plataforma de una actividad principal, será importante tener una lista completa de los activos, o el inventario.
Presentamos a continuación la lista con la idea de mostrar la diversidad de los activos y su naturaleza:
- Software: sistemas operativos, herramientas de desarrollo, servicios públicos (como herramientas de oficina, navegadores web, sistemas antivirus, etc.), los sistemas de bases de datos, software de aplicaciones de usuario final, software de aplicaciones de servidor, etc.
- Hardware: computadoras, monitores, teclados, netbooks, medios extraíbles (como los CD-ROM, DVD, discos duros portátiles, dispositivos de almacenamiento de tarjeta de PC, dispositivos de almacenamiento USB, etc.), servidores, elementos de cableado (como el cable, paneles de conexión, cables de extensión, cables de conexión, etc.), conmutadores de red, routers, cortafuegos, módems, PBX y los teléfonos, fuentes de alimentación, impresoras, etc.
Describir el activo a través de campos
El reto aquí es definir la lista de campos para una descripción completa de dichos activos diversos:
- El número de licencia o número de serie: Para la mayoría de los activos se puede determinar un número de serie o un número de licencia, pero también tenemos que considerar aquellos activos que no tienen ningún número de serie como módulos de memoria, pen drives, cableado, consumibles de impresión, etc.. Tal vez para este tipo de productos, un número de lote (número de identificación asignado a una gran cantidad de material de un solo fabricante) se debe utilizar en su lugar.
- Tipo: una clasificación interna como el software, equipo de oficina, servidor, impresora, etc.
- Nombre.
- Descripción.
- Fabricante.
- Proveedor.
- Costo.
- Localización física.
- Número de contrato: Si el activo está cubierto por una garantía, contrato de servicio o cualquier otro tipo de contrato, tenemos que poner en este campo el número que lo identifica.
- Las condiciones contractuales: ¿Cuál es la cobertura del contrato?
- Fecha de vencimiento: para la garantía o contrato.
- Asignado a: persona a quien se le asignó el valor para (si es aplicable).
- Depositario: tal vez es posible designar a una persona para ser un custodio de un grupo de activos, por ejemplo, un gerente de sucursal.
La comprensión del ciclo de vida de los activos
Cuando se trata de un ciclo de vida, solemos pensar en la secuencia de estados en los que los activos de una organización de tránsito durante el periodo de propiedad. Toma la siguiente lista como un ejemplo de ciclo de vida básica de los activos:
- Planificación.
- Obtención.
- Implementar y descubrimiento.
- Uso.
- Mantenimiento y soporte.
- Retiro y disposición.
La comprensión de la relación entre los activos
Vamos a considerar por un momento un activo como tipo de servidor BladeCenter. Este tipo de producto está formado por muchos otros activos como el chasis, controladores de discos, discos duros, memoria, servidores blade, etc.
Podemos decir que el servidor contiene los otros activos, pero cada uno de ellos debe ser inventariados por separado. Ahora, nuestro sistema de gestión de activos tiene que ser diseñado para reflejar este y otros tipos de relaciones.
También debemos tener en cuenta la relación entre el equipo y los consumibles o de equipos y piezas, como cartuchos de impresora y el tóner o la impresora y su bandeja principal. Es posible que usted solicite respuestas de su sistema de gestión de activos de TI a preguntas tales como cuántos consumibles de un tipo dado una impresora ha consumido en un período de tiempo, o cuántas veces la bandeja principal de una determinada impresora tuvo que ser sustituida en un periodo de tiempo.
La definición de un proceso efectivo de Despliegue y Discovery
Si usted está comenzando un proyecto desde el principio o los procesos de gestión de activos de TI ya se han aplicado, el descubrimiento y la obtención de información de activos e inventario de toda esa información puede ser difícil.
El objetivo principal es lograr el nivel de automatización que necesitamos para reducir el tiempo y los errores asociados con los procedimientos manuales. En este caso, la relación entre el ITAM y el sistema de vigilancia podría ser útil.
Este es el caso del Sistema de Inventario de Pandora FMS, lo que permite recuperar y almacenar este tipo de información útil. Invitamos al lector a visitar nuestra página web para obtener más información al respecto.
Sistema ITAM y Help Desk
En el mercado podemos encontrar algunas soluciones de ITAM integradas en una solución global asistencia de TI. Entre los beneficios de este enfoque, encontramos la mejora de la calidad de los servicios de TI, así como más información sobre el uso de los activos. En este mismo blog se puede leer acerca del Sistema HelpDesk y cómo evitar la resistencia del usuario.
Teniendo en cuenta la influencia de las nuevas tecnologías
Es evidente que la base de los activos está cambiando con las nuevas tecnologías emergentes, tales como la virtualización de servidores, contenedores y la nube.
Los desafíos de licencias de software, optimización de costes, la recogida de datos, y los riesgos de seguridad involucrados en estas nuevas tecnologías son muy complejas.
Por lo tanto, es obvio que el sistema de gestión de activos debe adaptarse y evolucionar. Nosotros recomendamos el artículo que fue publicado en el ITAM Review.
