Cómo los KPIs nos ayudan a monitorizar y optimizar el rendimiento empresarial

Cualquier estratega de TI debe tener en mente el objetivo de negocio, de manera que sus iniciativas tecnológicas estén encaminadas a entregar, más que servicios e infraestructura, el valor agregado de confiabilidad y rendimiento óptimo que las haga alcanzar metas empresariales y ser más competitivas. Sigue leyendo para entender qué son los KPIs y cómo éstos nos ayudan a una correcta gestión empresarial.

Definición de KPIs

Según Techopedia, un KPI (Key performance indicators, indicadores clave de rendimiento) puede ser cualquier cosa que una organización identifique como un factor importante para el negocio. Bajo el principio de que “si algo no se mide, no se mejora”, un KPI nos sirve para medir resultados y, a partir de ahí, si algo amerita nuestra atención, tomar acciones para corregir, mejorar y optimizar. Si tu empresa pertenece al comercio minorista, un KPI puede ser los tiempos de entrega; en otras empresas, la tasa de cierre de ventas puede ser un KPI sumamente importante.
Esto quiere decir que, aun cuando KPI es un término orientado al negocio, los estrategas de TI deben saber qué son y para qué se usan en la inteligencia empresarial.

Ejemplos de KPIs

Importancia de los KPIs en la gestión empresarial

Los KPI nos ayudan a medir el progreso, identificar problemas potenciales y tomar decisiones. Para ello, los KPIs se deben definir de acuerdo con un marco de gestión empresarial, con estas características:

• Ser medibles en forma cuantitativa y cualitativa.
• Tener un objetivo vinculado al negocio.
• Identificar y resolver las variables en la organización.

Para definir los KPIs de TI, primero debes comprender los objetivos empresariales para alinearlos con el negocio; luego puedes definir los KPIs de negocio y por tipo (financiero, operativo, de ventas, TI, etc.). Con esto, se redactan los KPIs y se les da seguimiento en tiempo real y de forma periódica.

Cómo herramientas como Pandora FMS transforman la monitorización de KPIs en tiempo real

Poder medir con indicadores el negocio asegura una visibilidad sobre el rendimiento empresarial, buscando alcanzar objetivos por cumplir e incluso superarlos. Con Pandora FMS, es posible definir tableros de mando (dashboards) personalizados con gráficos y resúmenes, para la monitorización de los KPIs en tiempo real.

Ejemplo: Monitorización de la Experiencia del Usuario (UX)

La centralización de la información permite obtener una misma visualización, agilizando la comunicación y la colaboración en tu equipo de TI. Te invitamos a conocer un caso de éxito en logística aplicando los KPIs, haciendo click en este enlace.

¿Qué son los KPIs?

Comprender qué son los KPIs permite definirlos y saber interpretarlos para el éxito de un área funcional de la organización y su contribución al éxito general de la organización.

Concepto de KPIs como indicadores medibles

Los KPI son las medidas que han sido seleccionadas para tener visibilidad sobre el desempeño organizacional y son la base para la toma de decisiones encaminadas a obtener los resultados esperados. Los KPI se monitorizan y se presentan en tableros de mando para comprender el progreso o las alertas sobre una estrategia implementada.

Diferencia entre KPIs y métricas generales

Aun cuando KPI y las métricas miden el desempeño, hay diferencias en su concepto: los KPI son medidas cuantificables para medir el rendimiento o el progreso sobre objetivos clave para la organización y actúan como puntos de referencia medibles para objetivos a largo plazo. En tanto que las métricas son medidas cuantificables, pero se usan para procesos de negocio específicos a nivel operativo y a corto plazo.

Relación entre KPIs y los paneles de control que ofrece Pandora FMS

En Pandora FMS, desde una sola plataforma, se puede tener interfaces gráficas que muestran los KPIs de manera visual, intuitiva y organizada. Se puede visualizar datos en tiempo real, analizar tendencias, tomar decisiones informadas y tomar acciones oportunas. Cada panel es personalizable con gráficos, tablas y otros elementos visuales que representan los KPIs. Eso permite que los KPIs proporcionen las métricas esenciales, mientras que los paneles de control (dashboards) son una forma accesible y comprensible de visualizar y analizar esas métricas.

Tablero de mando de Pandora FMS

Tipos de KPIs más comunes

Algo que recomendamos es considerar las mejores prácticas de cada industria, ya que te ayudan a identificar cuáles son los posibles KPIs aplicables a tu organización, basándote en datos disponibles y la monitorización constante. Algunos de los KPIs más comunes son:

• Financieros:
  • En ventas, el costo de adquisición de clientes (CAC) mide el costo total de adquirir un nuevo cliente, incluyendo todos los gastos relacionados con las iniciativas de marketing y ventas.
  • El margen de beneficio se usa para medir la cantidad de beneficio que obtiene una empresa por cada peso obtenido. Este KPI revela la cantidad de beneficios que un negocio puede extraer de sus ventas totales.
  • El flujo de caja evalúa la capacidad de la empresa para generar liquidez, lo que a su vez refleja que puede pagar las deudas más próximas a vencer y también permite tener un margen suficiente de efectivo para posibles impagos.
• Operativos:
  • El tiempo de ciclo de suministro evalúa el tiempo promedio desde que se genera una orden de compra hasta la recepción del producto.
  • La tasa de rotación de inventario mide el número de veces que el inventario se renueva en un periodo definido.
• De TI:
  • El tiempo de actividad de la red se refiere a la cantidad de tiempo en que una infraestructura de TI está operativa y accesible. Es uno de los más críticos para la gestión de TI ya que tiene un impacto directo en la productividad y la eficiencia del negocio.
  • El tiempo de respuesta es el que se necesita para que un equipo de TI responda a un incidente, desde el momento en que se informa hasta que se reconoce y resuelve.

Cómo Pandora FMS permite configurar alertas y visualizar estos KPIs en un único dashboard

La plataforma Pandora FMS está diseñada para poder configurar alertas y visualizar KPIs en un mismo dashboard de manera eficiente e intuitiva. Para hacerlo, se realiza lo siguiente:

• Definir las condiciones: Establece las condiciones bajo las cuales se activará una alerta. Esto puede incluir valores incorrectos de un módulo, eventos específicos, o traps SNMP.
• Elegir las acciones: Configura las acciones que se realizarán cuando se dispare una alerta, como enviar un correo electrónico, ejecutar un script, o registrar un evento.
• Crear comandos: Define los comandos que se ejecutarán en el servidor de Pandora FMS al disparar la alerta. Puedes utilizar macros para personalizar los parámetros de estos comandos.
• Asignar grupos: Define qué comandos se asignan a grupos específicos de alertas.

Una vez hecho esto, se añaden widgets (que son elementos GUI, interfaz gráfica de usuario, o una pequeña aplicación que pueda mostrar información y/o interactuar con el usuario) al dashboard para mostrar los KPIs que deseas monitorizar. Puedes incluir gráficos, tablas, y otros elementos visuales. Después de añadirlos, se personalizan los widgets para mostrar los datos específicos que necesitas, ajustando formato, intervalos de tiempo, y otros parámetros. También, se configura el dashboard para que se actualice en tiempo real, permitiendo una supervisión remota y continua de los KPIs.

Cómo seleccionar los KPIs adecuados

Para que los KPIs sean efectivos, se deben seleccionar adecuadamente aquellos que realmente estén alineados con los objetivos de la organización. Para ello, debes implementar KPIs que sigan la misma línea de las metas de la empresa y los objetivos estratégicos.
Como te decíamos anteriormente, los KPIs deben añadir valor a la organización, por lo que es importante conocer los objetivos y metas estratégicos de tu empresa (o los objetivos de un proyecto estratégico) para poder definir qué KPIs tienen sentido, puesto que deben reflejar el avance hacia esa meta y sus objetivos. Por ejemplo, si tu empresa es de manufactura y distribución, debes considerar los KPIs que mencionábamos antes, como tiempo de ciclo de suministro, tasa de rotación de inventario, así como también la eficiencia de producción (porcentaje de tiempo productivo en la línea de producción), costos operativos totales, el cumplimiento de entregas, entre otros.

Ejemplo práctico: selección de KPIs en un entorno gestionado con Pandora FMS

La empresa Conferma, proveedor de tecnología de pagos virtuales en 193 países, nos da un ejemplo de selección de KPIs gestionados con Pandora FMS. Para esta empresa, la Plataforma de Liquidación de Conferma (PLC), es fundamental, ya que es el motor de reconciliación y liquidación. La monitorización era una labor ineficiente y que tomaba tiempo, considerando múltiples servidores de bases de datos, firewalls, estabilizadores de carga, módulos de seguridad de hardware, plataformas virtuales y servidores web. Se requería también visualización en tiempo real de datos y procesos. Al implementar Pandora FMS, se pudo contar con un software hecho a medida y la información clave de la base de datos para definir los KPIs y el tablero de mando para informar los empleados sobre las métricas de rendimiento actuales de la plataforma de negocios de Conferma, además de la automatización en tiempo real de estadísticas vitales sobre el rendimiento.

Herramientas para monitorizar y analizar KPIs

En la monitorización de los indicadores de gestión, la inteligencia de negocio y la inteligencia artificial resultan ser herramientas poderosas para agilizar la visualización y análisis sobre el comportamiento de los KPIs, además de poder automatizar tareas correctivas e incluso preventivas, lo que en suma hace más eficiente y rápida la labor del equipo de TI.

Importancia de la automatización y visualización en la gestión de KPIs

Cuando se aprovecha la automatización para la gestión de KPIs, la recopilación y el análisis de datos ahorra tiempo muy valioso y evita errores humanos; y la información en tiempo real es siempre crítica en la visión actualizada del desempeño. También la automatización contribuye a la consistencia mediante procesos estandarizados y claros para todos.
En cuanto a la visualización, los gráficos y dashboards son material de conocimiento intuitivo y claro para todos. La colaboración y la comunicación se agilizan cuando todos tenemos la misma versión de lo que está sucediendo, permitiendo trabajar de forma más sincronizada y efectiva; y, desde luego, la toma de decisiones se hace de forma oportuna y se basa en información consistente y fidedigna.

Funcionalidades específicas de Pandora FMS

Pandora FMS tiene las capacidades para apoyar a tu equipo en la visualización y monitorización en tiempo real de los KPIs, tales como:

• La configuración de paneles personalizados es una funcionalidad de Pandora FMS que permite que cada usuario construya su propia página de monitorización. Se puede añadir más de una página, y en ella se pueden añadir mapas de monitorización, gráficas y resúmenes de estado, entre otros elementos.
• La monitorización remota y en tiempo real, desde una misma plataforma, proporciona un inventario detallado y actualizado en tiempo real de servidores, hardware de red, paquetes de software instalados, usuarios, routers, etc. Además, ofrece gráficos en tiempo real para la resolución de problemas y la supervisión del rendimiento. También, las APIs y la monitorización remota son de gran valor para el análisis de estado de la infraestructura y redes para una mejor respuesta de tu equipo.
• La generación de informes personalizados y detallados para evaluar rendimiento, e incluso de diferentes áreas, como soporte, gestión del tiempo y proyectos. También se pueden crear informes personalizados con consultas SQL. Además, los informes pueden ser presentados en diferentes formatos, como HTML o PDF, para luego enviarlos por e-mail de manera automática a tus clientes.

Ejemplo de informe de Pandora FMS sobre SLA

Ejemplo práctico de KPIs y su impacto

Para tener claro el impacto de adoptar los KPIs, qué mejor que un caso práctico de implementación de KPIs en una empresa que usa Pandora FMS:
En Salvesen Logística, operador de logística para empresas de alimentos fabricantes y distribuidoras. Se requería una herramienta que no solo midiera indicadores técnicos como performance, CPU, memoria, etc., sino la inteligencia basada en Experiencia de Usuario e indicadores de negocio. Se implementó una sonda programada para emular el comportamiento de un usuario y que cada pocos minutos se realicen transacciones sobre sondas programadas para emular el comportamiento del usuario, al mismo tiempo que se realizan transacciones sobre los principales servicios globales de TI para los clientes de Salvesen. Esta monitorización integral de KPI claves (como gestión de pedidos, recepciones, despachos) permite mantener los niveles de servicio esperados, además de poder anticipar posibles problemas antes de que ocurran.

Resultados obtenidos: Reducción de tiempos de respuesta y mejora de SLA. Con Pandora FMS se ha implantado una monitorización transaccional del negocio, reproduciendo el ciclo completo por el que pasa un mensaje, desde que sale del cliente, hasta que llega a nuestro buzón (Office 365, EDI, AS2, FTP, etc.). También se ha integrado Pandora FMS con las plataformas de SGA (Servicio Gestión Almacén) y TMS (Transport Management System, sistema de gestión de transporte) de Salvesen.

Los beneficios principales han sido:

• Alarmas tempranas y gestión de proactividad: detección de todos los niveles de servicio antes de que afecte a las operaciones, lo que permite una reacción temprana para atacar el problema, junto con un sistema de comunicación automático con el empleado o cliente mediante alarmas basadas en plantillas (vía email o SMS).
• Gestión de SLA para un control exhaustivo de la calidad de los Servicios Globales IT de Salvesen. Se puede crear un informe ejecutivo al comité de la dirección y a los principales directivos de la compañía. También, la gestión de SLA, permite tener la información para poder negociar una renovación de contrato con un proveedor.
• Reducción de la carga operativa, ahorrando un 24% en la carga operacional del área de TI que antes debía hacer chequeos de salud específicos, pudiendo centrarse en mejoras en productos y servicios para los clientes.

Conclusión

Las áreas de negocio tienen claro cuáles son sus iniciativas y estarán influyendo en las decisiones sobre las iniciativas de TI que estén alineadas a la meta de la organización. Tú y tu equipo debéis definir claramente los KPIs de TI que añadan valor a la empresa, apoyándoos en herramientas con información en tiempo real y de forma intuitiva, además de aprovechar las capacidades de inteligencia de negocios y la automatización que aseguren la respuesta oportuna de tu equipo.
Te invitamos a apoyarte en Pandora FMS para optimizar la monitorización, el análisis y la toma de decisiones basada en KPIs, mediante:

• La recopilación de datos, de forma automática a partir de múltiples fuentes, como servidores, aplicaciones y redes.
• La gestión de alertas y notificaciones, configurando alertas automáticas para recibir notificaciones en tiempo real cuando se detecten problemas o cambios significativos en los KPIs.
• APIs para integrar procesos de negocio y automatizar la gestión de configuraciones, notificaciones y otros procesos.

Acércate a nuestro equipo de consultores para ayudarte a definir los KPIs y el dashboard intuitivo que requieren tú y tu equipo.