Bonnes pratiques de télétravail selon nos chefs de département

Savez-vous en quoi consiste un bon télétravail ? Nous vous expliquons.

Cher lecteur, il se peut que cet article soit très pratique pour vous donc faites attention, vous faisiez du télétravail en lisant cet article ? Oui ? Soyez honnête, portez-vous votre pantalon ? Vous pouvez secouer la tête avec un sourire sur la bouche ou simplement parler au moniteur : « Non, je ne porte JAMAIS mon pantalon pendant les heures de travail, MERCI TÉLÉTRAVAIL ! ». Oui, le télétravail a apporté de très bonnes choses, comme la baisse du stress, la réduction des dépenses dans l’entreprise et la diminution de l’absentéisme. Pour cette raison et pour souligner que même si nous ne portons pas de pantalon, nous sommes responsables et matures, aujourd’hui, dans le blog Pandora FMS, nous voulons discuter des bonnes pratiques de télétravail.

Comme vous le savez, dans ce blog, nous sommes plus empiriques qu’Aristote et David Hume ensemble, nous allons donc aborder la question des bonnes pratiques de télétravail en interrogeant nos chefs de département. Plus que quiconque, ils prennent en charge la situation et la gèrent parmi leurs travailleurs, avec un leadership enviable et une affection musquée.

Quelles sont les bonnes pratiques de télétravail que vous promouvez dans votre département ?

Sara Martín, responsable des Ressources humaines, de la formation et de la communauté de Pandora FMS.

Entre RH et management, il a fallu commencer par créer un manuel des modes opératoires du télétravail. Créer des règles de base pour que les gens soient aussi à l’aise que possible pour concilier leur vie de famille et leur vie professionnelle. Parmi les bonnes pratiques de télétravail que nous essayons de mettre en œuvre, sont les suivantes : horaires flexibles, pauses dans la journée, donner de l’importance à la sécurité avec accès à travers un VPN, un antivirus sécurisé, en utilisant des outils internes comme le chat de l’entreprise ou la visioconférence, et que chaque département choisit comment s’organiser, il y en a qui préfèrent une réunion quotidienne, d’autres deux par semaine, etc.

Ensuite, il y a plusieurs recommandations que nous faisons pour toute personne qui fait du télétravail :

1. Ayez votre propre routine fixe d’horaires. (Petit-déjeuner, pause, déjeuner.)
2. Protégez l’ordinateur avec le mot de passe. Pour que votre enfant et votre chat n’écrivent pas de messages lorsque vous êtes dans les toilettes ou que vous mangez.
3. L’ordinateur doit avoir des mises à jour de sécurité à jour.
4. Socialisez grâce à des outils collaboratifs, ne laissez pas le télétravail vous faire oublier que vous travaillez toujours avec des gens.
5. Faites particulièrement attention à communiquer avec le reste de l’équipe. Utilisez la webcam et la vidéoconférence dans la mesure du possible.
6. Séparez votre vie personnelle de votre vie professionnelle. Lorsque votre journée de travail est terminée, vous devriez pouvoir vous déconnecter.
7. Demandez de l’aide à vos collègues comme si vous étiez tous au bureau.
8. Allez aux RH chaque fois que vous en avez besoin, leur travail est de vous aider.
9. Tenez compte de la déconnexion numérique : Les travailleurs ont le droit d’oublier les courriels ou les appels professionnels en dehors de leurs heures de travail.
10. Droit au respect de la vie privée.

Kornelia Konstantinova, chef du département Marketing et Communication.

En Communication, nous sommes fiers de notre « Décalogue, formel mais incroyable, pour un bon télétravail ». Une série de lignes directrices flexibles comme le junco et robustes comme le quebracho. Un jour, nous les sculpterons dans la pierre ou fabriquerons des T-shirts. Je vous les confie :

1. Horaire flexible.
2. Camaraderie.
3. Confiance en l’équipe.
4. Les gens viennent en premier.
5. Prenez soin de votre santé mentale.
6. Des réunions plus efficaces et pas longues.
7. Sécurité de l’information et protection des données.
8. Activité physique et exercices.
9. Alimentation saine.
10. Repos.

Ils sont si pratiques et polyvalents qu’ils peuvent être à la fois de bonnes pratiques de télétravail et un manuel d’auto-assistance pour gérer le fait que vous avez atteint la trentaine.

Daniel Rodríguez, Chef du département de QA

La règle fondamentale pour nous QA est basique, mais bien sûr importante et conciliante avec le travail : Gardez un horaire aussi régulier que possible.

Garder une trace du temps de travail est la clé, car étant de la maison, il est très facile de se laisser distraire et de passer à penser « Je termine ceci et je finis » ou quelque phrase de procrastination similaire.

À ce propos, nous pourrions ajouter une annexe à notre maxime :
Essayez d’avoir un espace de travail différent de celui des loisirs. Vous savez, si possible une autre pièce ou une autre table… Surtout pour ne pas continuer au même endroit une fois la journée passée. Vous devez discerner.

Mario Pulido, Chef du département Systèmes/Support

Je ne sais plus si ce sont de bonnes pratiques ou non, mais la vérité est que depuis la première minute où nous avons commencé le télétravail, le contact entre toute l’équipe a été constant. Nous avons un meet constamment ouvert dans lequel nous sommes présents lorsque nous sommes disponibles, ou avons besoin l’un de l’autre, et dans lequel nous commentons ce qui nous arrive. Tout comme nous le ferions au bureau.

L’équipe partage également son écran lorsqu’un test ou une intervention est compliqué, et nous sommes tous là pour soutenir et indiquer les solutions possibles. De cette façon, bien que n’étant pas ensemble, à aucun moment nous ne nous sentons seuls.

Sancho Lerena, PDG de Pandora FMS

L’essentiel est de bien comprendre ce que l’on attend de vous et de définir des objectifs. Partager ces objectifs et comment les mesurer. Plus une personne est mature, plus elle peut avoir de liberté. En fin de compte, tout se résume à se fixer des objectifs et à pouvoir les évaluer. Ayez une bonne communication afin qu’en cas de problème, ces objectifs puissent être redéfinis ou des corrections apportées pour atteindre les objectifs fixés. Tout le reste est accessoire, et ce que la pandémie mondiale de Covid nous a montré, c’est qu’un changement de paradigme est possible. Ai-je déjà dit que nous sommes une organisation 100% télétravail ?

Ramón Novoa, Chef du département d’Intelligence artificielle d’Ártica PFMS

Tout d’abord, il est très important de définir ce que l’on entend par télétravail et d’adapter les procédures à chaque situation. Une équipe de délocalisation n’est pas gérée de la même manière qu’une équipe qui autorise occasionnellement le télétravail.Communication dans des équipes hybrides dans lesquelles une partie travaille à distance et l’autre en personne est particulièrement compliquée.

Voici quelques exemples de bonnes pratiques qui nous ont aidés jusqu’à présent : maintenir une bonne documentation, facilement accessible et sans duplication ; établir des procédures et des canaux de communication accélérés qui évitent les malentendus ; définir des buts clairs et des objectifs mesurables, etc.

Disposer des bons outils pour effectuer ces tâches n’est pas moins important, mais aujourd’hui c’est plus facile grâce au nombre d’applications disponibles dans le cloud. Dans tous les cas, ils doivent être bien documentés pour éviter les problèmes de
compatibilité. Les formats ouverts peuvent être d’une grande aide.

Enfin, je voudrais souligner l’importance de favoriser la communication informelle pour améliorer les relations personnelles. Il faut pouvoir profiter des nombreux avantages qu’offre le télétravail et minimiser les inconvénients.

Et ce sont nos conseils, je sais que notre programme de témoignages des chefs de service sur les bonnes pratiques de télétravail a été raccourci.

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