Business Activity Monitoring: Tomando decisiones en tiempo real

Business Activity Monitoring: tomando decisiones en tiempo real

Encontrar una herramienta que permita monitorizar los procesos de negocio en tiempo real no es nada fácil. Por ello, vamos a hablar de las herramientas Business Activity Monitoring (BAM) dando una idea global, para que todos puedan ser capaces de elegir la herramienta más óptima para su organización.

En líneas generales podríamos decir que el BAM sirve a los gestores para monitorizar el estado de sus procesos y el negocio global desde un mismo punto. Además, nos son muy útiles a la hora de tomar decisiones en tiempo real.

Business Activity Monitoring

El Business Activity Monitoring permite la toma de decisiones por el monitoreo de procesos de negocio en tiempo real. Además, estas herramientas permiten la correlación de los eventos de trabajo, identificar tendencias y patrones de comportamiento, junto a la posibilidad de ofrecer la realización de acciones generando nuevos eventos.

Podríamos decir que el principal objetivo del Business Activity Monitoring es conocer el comportamiento de un proceso y su evolución.

Estas herramientas mejoran la velocidad y optimizan la eficacia de las operaciones de trabajo. Para ello, realizan registros de la actividad que va sucediendo y notifican posibles problemas y el estado de cada proceso. Business Activity Monitoring analiza las oportunidades y los riesgos de la empresa, con el fin de maximizar la rentabilidad. Es un complejo conjunto de herramientas que permite monitorear los indicadores clave de rendimiento (KPI). A su usuario le da una completa visibilidad de sus procesos de negocios, proporcionando información más precisa, sobre el estado, los resultados de las operaciones y los procesos que realiza, para que se pueda hacer frente a los problemas que puedan surgir.

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El BAM se puede utilizar para predecir eventos, como puede ser estimar los precios de cada acción que se realiza en el proceso, las tasas de interés o resultados de votaciones. Estas herramientas no solo ayudan en los procesos de negocio y envíos de alertas por eventos, también proporcionan información para ejecutivos involucrados en la planificación estratégica. El software de BAM permite la obtención de métricas de procesos de trabajo de forma general o específica a cada departamento, recoge datos a través de archivos y de BBDD. Con ello, la herramienta Business Activity Monitoring da soporte a la toma de decisiones basadas en informaciones completas y detalladas.

Las herramientas Business Activity Monitoring permiten comprender las operaciones que se llevan a cabo dentro del entorno corporativo en tiempo real, identificando posibles nuevos escenarios que requieran de tomas de decisiones. Estas herramientas implementan nuevos indicadores y refuerzan los existentes, para mantener de forma adecuada el nivel de desempeño y la eficiencia de cada proceso. Proporciona facilidades en el seguimiento de las transacciones que se llevan a cabo, apoyando a los procesos activos mediante sistemas y aplicaciones que detectan posibles contratiempos.

Componentes BAM

Los componentes que forman el sistema BAM son los siguientes:

• Decision support, soporte a la toma de decisiones. A través de reglas interpreta y reconoce situaciones, para ayudar al usuario en la toma de decisiones.
• Action-ready dashboard, cuadros de mando action-ready. Las decisiones que han sido generadas se transforman en acciones integradas en el cuadro de mandos.
• Respuestas/acciones del usuario. Son capturadas dentro de la herramienta BAM, y estas se envían a los sistemas para su ejecución.
• Adaptación y aprendizaje. Las respuestas del usuario son integradas en el sistema de decisión con el fin de mejorar el soporte en la toma de decisiones y en la generación de action-ready en los cuadros de mando.

En resumen, os listamos las funcionalidades principales de una herramienta BAM (Business Activity Monitoring):

• Se encargan de monitorizar procesos y sistemas.
• Predicen eventos como fallos, resultados de encuestas, etc.
• Alertan de eventos como fallos en el proceso.
• Mejoran el rendimiento de los procesos de negocio, optimizando la eficacia.
• Ayudan a dar una visión global de nuestro negocio bottom-up. Es decir, somos capaces de saber cuánto dinero estamos ganando en un proceso y qué errores técnicos genera la base de datos del mismo proceso.
• Asegura que se cumplen las funcionalidades establecidas y al rendimiento estimado.

Metodología BAM (Business Activity Monitoring)

La Metodología BAM sigue el siguiente proceso:

1. Debemos definir nuestros procesos. Para la definición de los procesos deberemos tener en cuenta cuáles son sus fases o etapas y los indicadores o kpis que queremos medir en cada etapa. También deberemos definir cómo queremos ver los diferentes indicadores del proceso para realizar un diseño correcto del Dashboard. Será importante definir las alertas, los umbrales de las mismas y las acciones a llevar a cabo en cada alerta. Otras características a definir serán los accesos por role. Para esta tarea es muy recomendable contar con un equipo que tenga experiencia en definición de procesos en herramientas BAM, para realizar la mejor conceptualización posible.
2. Una vez hayamos definido el proceso lo siguiente será configurarlo en nuestro sistema BAM.
3. Tras realizar la configuración, esta deberá ser desplegada en la herramienta para comenzar la monitorización.
4. Es entonces cuando empezará a ejecutarse nuestra configuración y podremos empezar a analizar el funcionamiento de nuestro proceso.
5. Esta será una de las etapas más importantes en la metodología BAM, y es la de monitorizar el proceso. Será muy importante prestar atención para ajustar umbrales, eliminar indicadores, añadir indicadores nuevos y ver el comportamiento del sistema ejecutando las acciones definidas.
6. Como hemos comentado anteriormente, una de las características principales de los sistemas Business Activity Monitoring es la predicción y/o el aprendizaje. En esta monitorización deberemos comprobar si nuestra herramienta comienza a aprender de nuestro proceso y realiza ajustes en base a los eventos ocurridos.
7. La siguiente acción a realizar será la de comprobar que el sistema de alertas funciona.
8. Finalmente deberemos retroalimentar al sistema BAM con lo aprendido en el ciclo anterior y redefinir nuestro proceso para volver a empezar de nuevo.

Características BAM

En el cuadro de mandos se encuentran definidas todas las funciones de las herramientas Business Activity Monitoring, aportando a su vez toda la información ofrecida por los instrumentos del BAM mediante el uso de los indicadores clave de rendimiento (KPI). Los KPI ayudan a medir y cuantificar el rendimiento del proceso en función de los objetivos planteados para las distintas actividades que lleva a cabo la empresa. Además, sirve como medio de comunicación entre directivos y gerentes, para comunicar los objetivos estratégicos que se persiguen con el desarrollo de las actividades monitorizadas.

BAM funciona como una capa intermedia entre los responsables de negocio y el flujo de información en todo el proceso de negocio.

A continuación listamos las principales características que debe tener una herramienta Business Activity Monitoring. Esto será muy útil a la hora de evaluar una herramienta para tu organización.

• Debe ser capaz de dar la información y actualizar el cuadro de mando en tiempo real.
• Tendrá un sistema de aprendizaje e inteligencia que permita dar recomendaciones sobre pasos a seguir en la toma de decisiones. Por ejemplo, deberá ser capaz de identificar tendencias y avisar de las mismas.
• Posibilidad de dar una visión bottom-up. De tal manera que el usuario que accede al panel de control pueda acceder a información a nivel proceso (cuellos de botella, ingresos, etc) y a nivel de sistemas (red caída, servidor con memoria llena, máquina apagada, etc).
• La herramienta BAM debe poder integrarse con cualquier tipo de aplicación de terceros fácilmente. Se debe tener en cuenta que en un proceso pueden intervenir muchas aplicaciones de distintos fabricantes y nuestra herramienta deberá ser capaz de acceder a la información relevante de todas ellas.
• Debe ser capaz de correlar eventos y tomar acciones en base a los mismos.
• Alto escalado. Nuestra herramienta empezará a monitorizar los procesos más importantes pero, según vayamos aprendiendo su uso y conociendo sus ventajas, serán más y más los procesos introducidos en la herramienta.

Por esta razón, deberemos evaluar cómo soporta el crecimiento de carga la herramienta.

• Configurar roles y permisos y definir cuadros de mando por roles.
• Sistema de alertas integrado multicanal (sms, push, email, etc).
• Posibilidad de guardar datos históricos para estudiar evolución en el tiempo.
• Sistema de informes. Este es muy importante, pues la consola debe permitir no solo mostrar datos de manera clara, sino que también debe ser capaz de generar informes claros para poder ser enviados y analizados por terceros.

Arquitectura Business Activity Monitoring (BAM)

Principalmente, toda herramienta BAM posee los siguiente módulos:

Herramienta de modelado
Importante para poder definir nuestros procesos, kpis, umbrales, alarmas, acciones, etc.

BAM Core
Es donde reside la configuración de los procesos y su monitorización. Por esta razón, todos los eventos llegan a este y es el que, en base a las configuraciones, envía los eventos al Gestor de Eventos (CEP).

Motor de Gestor de Eventos (CEP)
Receptor de todos los eventos y generador de acciones o eventos resultantes del procesado de los mismos.

Fontal Web
Encargado de visualizar todo lo ocurrido en el proceso.

¿Por qué usar BAM? Ventajas Business Activity Monitoring

Las herramientas BAM no solo monitorizan procesos de negocio; antes monitorizan los sistemas, para poder alertar a los usuarios de posibles cuellos de botella y ofrecer soluciones. Las herramientas BAM se encargan de supervisar todos los sistemas que afectan al desarrollo de las actividades de la empresa.

• Se puede utilizar como solución de monitoreo, por administradores que quieran reducir el coste de entornos IT, al mismo tiempo que se mejora la calidad del servicio. Una herramienta para cubrir varias necesidades.
• Ofrece supervisión de la gestión de servidores y aplicaciones críticas de negocio.
• Expone los requisitos de visibilidad de los procesos de negocio de extremo a extremo.
• Proporciona mayor información para la toma de decisiones.
• Minimiza el riesgo operacional.
• Previene y corrige problemas en tiempo real.
• Análisis de tendencias.
• Reduce costes y aumenta márgenes, mejora la gestión del presupuesto cuando se reciben alertas por haber sobrepasado el presupuesto.
• Saca partido de las oportunidades que ocurren en el proceso de negocio, para optimizar la eficacia.
• Garantiza el control de calidad al lanzar alertas de que los materiales han fallado una inspección.
• Garantiza el mantenimiento programado, alertando al equipo de mantenimiento si la programación del mantenimiento preventivo que había sido programado no se ha cumplido.
• Realiza seguimiento de materiales y de entregas.
• Optimiza las órdenes de trabajo, si se sobrepasa la duración de una orden se alerta a operación para reasignar recursos.

Usos Business Activity Monitoring (BAM)

En esta sección os contaremos algunos usos donde las herramientas BAM son utilizadas, para que os podáis hacer una idea de cómo pueden ayudar en vuestro negocio.

Algunas de las aplicaciones prácticas de las herramientas BAM pueden generarse en varios departamentos de las empresas, como pueden ser:

Contabilidad:

• Monitorea saldos de cuenta y envía alertas si cumple el equilibrio establecido o si supera umbrales.
• Notifica a clientes cuándo tienen que pagar facturas y se han pasado de plazo.
• Notifica al departamento de contabilidad si se agrega una nueva cuenta al sistema.

Operaciones:

• Monitorea niveles de inventario.
• Notifica al jefe de almacén cuándo un material está por debajo de la cantidad necesaria.
• Monitorea campos como fechas de vencimiento, datos de clientes, etc.

Ventas y marketing:

• Notifica cuándo una orden ha sido cumplida o enviada desde el almacén.
• Notifica a los clientes cuándo hay productos o servicios disponibles.
• Envía automáticamente facturas al finalizar el proceso.

Recursos Humanos:

• Supervisa las nóminas de los empleados.
• Monitorea las vacaciones y otros beneficios a los empleados.
• Notifica a los empleados de acontecimientos que afectan a la actividad de la empresa, como días festivos.

Riesgos:

• Seguimiento de las transacciones de tarjetas de crédito para evitar posibles fraudes.

Esperamos que este artículo os haya sido útil. Si tenéis información para añadir no dudéis en comentarnos. ¿Conocéis más ejemplos donde se pueden utilizar las herramientas BAM? ¿Hay más ventajas o características a tener en cuenta que no hemos mencionado? Ayúdanos con tus comentarios y visita nuestra página web para más información acerca de Pandora FMS.