Objetivos SMART: qué son y cómo aplicarlos en los proyectos de IT

¿Qué son los objetivos SMART y por qué son importantes en TI?

Ya sea en la vida personal o profesional, los objetivos siempre establecen una dirección hacia dónde queremos llegar, además de definir las pautas con las cuales llegar a ese fin deseado. Además, se genera una conciencia y una motivación sobre las acciones que se llevan a cabo, lo que permite concentrar nuestras energías y esfuerzos. También es importante considerar que, para lograr los objetivos, se necesita un camino claro sobre cómo llegar allí, ya que, sin objetivos claros, es como estar disparando al aire a ciegas y muy probablemente se genere frustración. De ahí que definir objetivos es mejorar la productividad de tu equipo de TI, con comunicación y motivación. Para estructurar los objetivos, se recomienda la Metodología S.M.A.R.T. que refiere al acrónimo en inglés de Specific (Específico), Measurable (Medible), Achievable (Alcanzable), Relevant (Relevante) y Time-based (de Tiempo Definido o Temporal).

Como veremos más adelante, crear objetivos SMART en IT implica definir cinco aspectos que ayudan a concentrar y reevaluar iniciativas según sea necesario. Estos consideran que los objetivos claros y medibles te ayudarán a la planificación de objetivos y la implementación de mejoras en la gestión de proyectos de TI, impulsando la monitorización planeada y predictiva, la gestión de TI y la productividad de tus empleados para generar una infraestructura y servicios de tecnologías resilientes y confiables, que garanticen una mejor experiencia para los usuarios y la organización en general.

Desglose de los objetivos SMART en proyectos IT

Si no tienes en cuenta todos los aspectos SMART, es posible que estés estableciendo objetivos para la monitorización y optimización de los sistemas y recursos de TI, pero no definiéndolos de manera efectiva en un plan para lograr cumplirlos. Por eso debes tener claro cuáles son cada uno de esos cinco aspectos, que pasamos a resumir:

• Specific (Específico): Aquí nos referimos a que el objetivo debe estar claramente articulado para que todos en tu equipo lo comprendan y estén en sintonía. Debes definir qué es lo que se logrará y qué acciones se deben tomar para lograr dicho objetivo. Los objetivos deben estar detallados en la medida en que sea necesario para los componentes clave de TI, tales como porcentajes de disponibilidad de los servidores y las redes. Puedes plantearte preguntas como las siguientes: ¿para qué? y ¿qué se quiere conseguir?
• Measurable (Medible): Los objetivos deben ser cuantificables para poder realizar un seguimiento del progreso. Debes definir qué datos se utilizarán para medir el objetivo y establecer un método de recopilación. En este caso, debes definir los KPI o métricas, como las que has definido en la gestión de SLA, SLI o SLO, para poder hacer un seguimiento sobre el avance hacia los objetivos deseados. Las preguntas que puedes plantearte podrían ser: ¿qué indicadores o factores nos dicen si lo estamos logrando?
• Achievable (Alcanzable): Cualquier objetivo debe ser realista con el fin de mantener el entusiasmo para intentar alcanzarlo. Quizá debas definir objetivos por etapas, para ir de escalón a escalón y no tratar de subir una escalera de un solo salto. Ten en mente que debes evitar la sobrecarga de los recursos de TI y humanos. Si el objetivo no es factible en el momento, es posible que antes debas aumentar los recursos para tener posibilidades de tener éxito. Quizá primero debas establecer un objetivo SMART sobre la obtención de los recursos antes de definir otro objetivo. Las preguntas que deberías plantearte podrían ser las siguientes: ¿qué se necesita para conseguirlo? y ¿disponemos de los recursos para hacerlo?
• Relevant (Relevante): Los objetivos deben estar alineados con las necesidades estratégicas y operativas de la empresa. A lo que nos referimos es que no establezcas objetivos solo como un ejercicio. Una forma de determinar si el objetivo es relevante es definir el beneficio clave para la organización, tales como mejorar la atención al cliente, acelerar la recuperación en caso de desastre, etc. Las preguntas correspondientes son las siguientes: ¿contribuye a la meta de la organización?, ¿a quiénes impacta?, ¿por qué es importante?
• Time-bound (Tiempo definido): Los objetivos deben tener una fecha límite para mantener el enfoque y la productividad. Esto es porque un objetivo sin fecha límite no sirve de mucho para poder identificar si se tuvo éxito o se ha fracasado en el intento. También nos referimos a que, a partir del éxito o no, puedas establecer nuevas metas. Por eso es importante establecer fechas límite en los objetivos. Las preguntas que puedes plantearte son: ¿cuál es la fecha límite para conseguirlo? o ¿hay fechas para algunas fases del proyecto?

Para tener más claro cómo aplicar esta metodología, veremos a continuación algunos ejemplos de objetivos SMART, tomando en cuenta cada uno de sus elementos.

Ejemplos prácticos de objetivos SMART en IT

A continuación, te damos algunos ejemplos de objetivos SMART en la gestión de TI para saber cómo definirlos y redactarlos, considerando sus cinco elementos en una tabla para que sea más claro:

• Objetivo SMART para mejorar el tiempo de respuesta de servidores.
  

  Specific (Específico)	Measurable (Medible)	Achievable (Alcanzable)	Relevant (Relevante)	Time-bound (Tiempo definido)
  Reducir el tiempo de respuesta de los servidores web.	Disminuir de 500 ms a 200 ms el tiempo de respuesta promedio.	Mejorar la configuración del servidor y en la red de distribución de contenido (CDN).	Mejorar la experiencia de usuario y aumentar la satisfacción de los clientes.	Lograr la reducción del tiempo de respuesta de los servidores en un plazo de 6 meses.
  Cómo lo puedes redactar: Reducir el tiempo de respuesta de los servidores web de 500 ms a 200 ms, mediante mejoras en la configuración del servidor y en la red de distribución de contenido, con el fin de crear una mejor experiencia de los usuarios y clientes en un plazo de 6 meses.

• Objetivo SMART para reducir el tiempo de inactividad de aplicaciones críticas
  

  Specific (Específico)	Measurable (Medible)	Achievable (Alcanzable)	Relevant (Relevante)	Time-bound (Tiempo definido)
  Reducir el tiempo de inactividad de las aplicaciones críticas.	Disminuir el tiempo de inactividad de 5 horas al mes a menos de 1 hora al mes.	Implementar un sistema de monitoreo 24×7, realizar mantenimientos preventivos regulares y establecer un protocolo de respuesta rápida ante incidentes.	Asegurar la disponibilidad continua de las aplicaciones críticas para mantener la productividad y la satisfacción del cliente.	Lograr la reducción de la inactividad de las aplicaciones críticas en un plazo de 3 meses.
  Cómo lo puedes redactar: Reducir el tiempo de inactividad de las aplicaciones críticas de 5 horas a menos de 1 hora al mes, implementando la monitorización de sistemas y aplicaciones sobre una base de 24 x 7, el mantenimiento preventivo regular y protocolos de respuesta rápida ante incidentes, con el fin de asegurar la disponibilidad, la productividad y la satisfacción del cliente en un plazo de 3 meses.

• Objetivo SMART para la optimización de la capacidad de red en entornos distribuidos.
  

  Specific (Específico)	Measurable (Medible)	Achievable (Alcanzable)	Relevant (Relevante)	Time-bound (Tiempo definido)
  Optimizar la capacidad de red en entornos distribuidos.	Aumentar la capacidad de red en un 30% y reducir la latencia en un 20%.	Implementar tecnologías de balanceo de carga, mejorar la infraestructura de red y utilizar herramientas de monitoreo avanzadas.	Asegurar un óptimo rendimiento y una alta disponibilidad de los servicios en entornos distribuidos.	Lograr las mejoras en la capacidad de la red en un plazo de 4 meses.
  Cómo lo puedes redactar: Optimizar en 4 meses la capacidad de red en entornos distribuidos, mediante el incremento de 30% en la capacidad de red y la reducción de la latencia en un 20%, implementando tecnologías de balanceo de carga (tales como red de distribución de contenido, adopción de MPLS, priorización de tráfico), mejoras en la infraestructura de red y el uso de herramientas de monitoreo avanzadas, para asegurar el rendimiento óptimo y la alta disponibilidad de los servicios en entornos distribuidos.

Beneficios de los objetivos SMART

Cuando has establecido objetivos SMART puedes obtener claras ventajas para ti y tu equipo a cargo de la gestión de TI:

• Mejoras en la comunicación mediante la claridad sobre lo que se quiere lograr y cómo lograrlo.
• Cuando se mide, se puede mejorar, sin subjetividad. Se puede dar seguimiento al progreso, además de establecer mecanismos de responsabilidad e incluso incentivos.
• Aumento en la confianza y prevención de frustraciones gracias al carácter alcanzable de los objetivos.
• Compromiso del equipo para lograr objetivos en un plazo definido generando un sentido de priorización y responsabilidad.

Y algo muy importante es la relevancia de los objetivos, buscando que éstos siempre estén alineados con las metas de la organización, generando un impacto positivo y tangible para el negocio.

Desventajas o, mejor dicho, consideraciones sobre los objetivos SMART

Siempre hay que ver la otra cara de la moneda para evitar alguna frustración al implementar una metodología. Por lo que te recomendamos tener en cuenta lo siguiente:

• Evita caer en la falta de flexibilidad. Puede ser que existan limitaciones por aspectos específicos que te impidan explorar opciones fuera de la metodología. Debes ser capaz de adaptarte ante condiciones cambiantes. Es perfectamente posible reajustar objetivos.
• Enfoque excesivo en los resultados. Cierto es que los objetivos SMART se enfocan en los resultados finales. Esto puede generar frustración si no se logra el éxito inmediato. No pierdas de vista el aprendizaje en el camino.
• No usar la intuición. Aunque los objetivos SMART son redactados con el fin de mantener una planificación, no dejes de lado la intuición. Confía en lo que tus instintos y la experiencia pueden complementar a lo que has dejado por escrito en tus objetivos SMART.

Y no solo hay objetivos SMART sino también los SMARTER

A los elementos de SMART se han añadido más como Evaluación y Revisión, convirtiéndose en objetivos S.M.A.R.T.E.R. donde E.R. se refieren a:

• Evaluation (Evaluación): Los objetivos deben ser evaluados periódicamente sobre su progreso con el fin de poder realizar los ajustes necesarios.
• Review (Revisión): Hay que revisar continuamente los objetivos para asegurarnos de que sigan siendo relevantes y alcanzables, sobre todo cuando sabemos que las condiciones del negocio cambian y, por ende, las iniciativas de TI deben sincronizarse a esas necesidades

Como puedes ver, al incorporar evaluación y revisión en los objetivos SMART, se busca garantizar una evaluación y adaptación continuas, manteniendo el enfoque y las mejoras a largo plazo.

Conclusión: Cómo los objetivos SMART mejoran los proyectos IT

Adoptar la metodología de objetivos SMART ayuda a optimizar los proyectos de monitorización de TI, ya que permite que el staff de TI mirar hacia los mismos objetivos, mejorando la comunicación sobre qué y cómo se quiere lograr en forma objetiva, medible y confiable, además de establecer un compromiso conjunto. El fin último de este tipo de objetivos es generar un impacto relevante para el negocio y sus clientes.
Pandora FMS recomienda acercarse a sus consultores para saber cómo llevar a cabo los objetivos SMART apoyándose en una solución integral e intuitiva para la monitorización y la observabilidad de los sistemas, de cada uno de sus componentes y sus servicios. Por ejemplo, Pandora FMS cuenta con capacidades para detectar los factores que impactan en la experiencia del usuario.