KPIs en logística

KPIs en logística. ¿Qué es lo que debemos tener en cuenta?

Los procesos de empresas logísticas suelen ser conocidos como unos de los más complejos de monitorizar debido al número de elementos a monitorizar, su desplazamiento geográfico y los diferentes estados o etapas por las que pasan los diferentes elementos.

Con Pandora FMS nos hemos enfrentado a la monitorización de varios procesos logísticos y hemos adquirido gran experiencia sobre los KPIs necesarios y verdaderamente útiles en la logística. Somos conscientes de que cada proceso logístico tiene sus propias características y debe implementar diferentes particularidades en su monitorización, pero también sabemos que algunos procesos no tienen ni los KPIs básicos monitorizados. Por esta razón, en una breve lectura os queremos dar las principales pinceladas para que podáis conocer los KPIs principales a medir en vuestro proceso de logística.

KPIs en logística, un Caso de éxito

Gracias a la experiencia de trabajar con varias empresas de logística hemos conseguido recolectar los KPIs de logística más utilizados e importantes en este tipo de organizaciones. A continuación de esta sección os detallaremos los principales KPIs utilizados en logística, pero antes nos gustaría enseñaros cómo una buena monitorización de una empresa logística puede ayudar a reducir los costes e incrementar la satisfacción de los usuarios y clientes.

Ver Casos de éxito en empresas de logística

¿Por qué es tan importante un KPI en logística?

Poder medir con indicadores nuestro negocio nos asegura tener una visibilidad del mismo y de su rendimiento. Los KPIs nos permitirán ponernos unos objetivos a cumplir, los cuales podrán ir siendo cada vez más ambiciosos, según vayan siendo superados.

Esperamos que la información que os vamos a contar a continuación os sea útil. No dudéis en comentar para cualquier aclaración sobre las principales KPIs a tener en cuenta en logística.

Objetivos de los KPIs en logística y sus procesos

Antes de empezar a hablar de los principales indicadores logísticos, deberemos saber cuáles son los principales objetivos de monitorizar estos:

• Aumentar la calidad de nuestro proceso, disminuyendo errores.
• Optimizar los costes y por lo tanto aumentar los beneficios de la empresa.
• Mejorar el rendimiento y la productividad
• Tener una visión en tiempo real de nuestro negocio y poder predecir posibles problemas lo antes posible.

Proceso básico de una empresa logística

Desde el punto de vista del proceso logístico, podríamos a grandes rasgos dividir el proceso en las siguientes etapas:

• Aprovisionamiento: Momento en el que las empresas de logística recogen los productos a distribuir.
• Almacenaje: Debido a que en muchas ocasiones las empresas no venden instantáneamente los productos aprovisionados anteriormente, será necesario almacenar durante el tiempo necesario los productos adquiridos.
• Preparación de pedidos: Una vez una orden de venta llega al almacén, el siguiente paso será preparar el pedido para ser enviado. Últimamente las empresas están compitiendo en este punto del proceso para intentar optimizar el tiempo destinado a esta etapa.
• Distribución: Una vez que el producto se ha preparado empieza la etapa de distribución, la cual puede conllevar tantos viajes y proveedores como la distancia lo requiera.
• Logística inversa o proceso de devolución: no debemos olvidar que en ocasiones los productos son devueltos y se debe también monitorizar esta etapa del proceso.

Principales KPIs o indicadores logísticos a tener en cuenta

A continuación os listaremos los principales KPIs logísticos a tener en cuenta por cada etapa:

KPIs en el Almacenamiento y preparación de pedidos

Inventario. Debemos tener perfectamente inventariado nuestro stock y las unidades restantes en el almacén. Junto a cada producto deberemos tener el peso y las dimensiones para optimizar el transporte del mismo. Es vital tener esta información y poder estimar así una continua entrega de producto a nuestros clientes.

Tiempo desde que se recibe el producto hasta que se envía. Es importante medir este KPI y saber el porcentaje de entregas que sobrepasan el tiempo medio establecido, pues nos dará mucha información importante sobre la necesidad de ese producto por parte de nuestro cliente.

Será importante conocer nuestra capacidad máxima de almacenamiento y el estado actual del mismo para poder detectar saturación de devoluciones en el almacén.

Duración del preparado del pedido. Será importante conocer qué pedidos llevan cuánto tiempo prepararlos, para poder detectar aquellos pedidos que se están ralentizando y poner medidas para su optimización.

Número de pedidos empaquetados y enviados por hombre. Nos permitirá conocer el rendimiento de nuestro almacén.

Coste de almacenamiento por producto. Será importante conocer el coste que representa para una empresa el almacén y el mantenimiento del mismo (luz, mantenimiento, personas, etc). El conocer este dato nos permitirá saber cuánto nos cuesta cada uno de los productos que almacenamos y cuál es el estado óptimo del inventario para optimizar nuestros gastos.

KPIs en la Distribución

Tiempo de entrega. Es el tiempo desde que el cliente hace la orden de compra hasta que recibe el producto. En esta ocasión, será muy importante segmentar la distribución e identificar los principales participantes en la distribución para ser capaces de medir a cada uno.

Si en la distribución participan varios proveedores, identifiquemos en qué punto empieza y termina cada proveedor e intentemos medir el tiempo que le lleva a cada uno. En el caso en el que la distribución utilice varios medios de transporte, será importantísimo conseguir medir cada uno de los transportes y el tiempo transcurrido entre origen y destino.

Coste por kilo. Deberemos obtener el coste de cada pedido y el peso del mismo. Esta KPI en procesos logísticos será vital para poder estimar futuros envíos y poder ahorrar coste a la hora de realizar pedidos.

Con estos datos podremos conseguir saber cuál es el tamaño óptimo de nuestro pedido, pudiendo así, junto a los tiempos de entrega, gestionar nuestros envíos de la forma más eficiente.

Es importante tener muy en cuenta que no solo se debe medir el número de órdenes enviadas, sino que se debe medir de todas ellas cuáles son las que se han entregado correctamente y cuáles han tenido problemas con la entrega. Nuestras entregas deben medirse no solo en número sino también en calidad. Podéis ver más adelante los indicadores de calidad.

KPIs de logística inversa

Será muy importante conocer el porcentaje de productos que requieren de un proceso de logística inverso y las razones de cada uno. El objetivo de medir estos números es el de obtener la calidad de nuestras entregas y poder detectar lo antes posible posibles mejoras en el servicio.

Deberemos también tener en cuenta los mismos KPIs del proceso de distribución, pero en este caso se medirán en el proceso de devolución.

Indicadores de calidad en logística

Como comentábamos anteriormente, no solo deberemos medir el número de pedidos y los tiempos de entrega de los mismos. También deberemos conocer la calidad de entrega. A rasgos generales, deberemos ser capaces de identificar y medir la calidad de nuestro servicio; para ello, deberemos ser capaces de obtener las siguientes métricas de nuestro proceso logístico:

• Porcentaje de productos entregados con problemas.

Porcentaje de problemas ocasionados en cada etapa del proceso.

• Porcentaje de pedidos entregados correctamente.

También será recomendable evaluar las opiniones de nuestros clientes finales e incorporarlas en nuestras KPIs, para conocer la calidad de nuestra entrega final.

En este artículo os hemos contado los principales elementos a medir y a tener en cuenta para poder saber el estado de vuestro proceso logístico. Sabemos que cada caso tiene sus particularidades y por eso estas deben ser estudiadas, implementando la solución que más se adecue a las necesidades, pero esperamos que este artículo os haya servido como una base para empezar a trabajar en la mejora de vuestro proceso logístico.

¿Tenéis alguna experiencia monitorizando procesos logísticos y queréis contárnoslas? ¿Tenéis alguna duda sobre monitorización de procesos logísticos? No dudéis en comentar, estaremos encantados de escucharos.