El buen teletrabajo según nuestros geniales jefes de departamento

¿Sabes en qué consiste el buen teletrabajo? Te lo explicamos

Eh, querido lector, préstame atención, ¿estás teletrabajando mientras lees este artículo? ¿Sí? Pues sé sincero, ¿llevas los pantalones puestos? Puedes negar con la cabeza y con una sonrisa en la boca o, sencillamente, hablarle al monitor: “¡No, NUNCA llevo los pantalones ya durante la jornada laboral, GRACIAS TELETRABAJO!”. Sí, el teletrabajo ha traído cosas muy buenas, como la caída del estrés, la reducción de gastos en la empresa, y la disminución del absentismo laboral. Por ello y para destacar que aunque no llevemos pantalones somos responsables y maduros, hoy, en el blog de Pandora FMS queremos tratar las buenas prácticas de teletrabajo.

Como sabéis, en el blog somos más empíricos que Artistóteles y David Hume juntos, así que trataremos la cuestión de las buenas prácticas de teletrabajo preguntando a nuestros jefes de departamento. Ellos, más que nadie, se hacen cargo de la situación y la gestionan entre sus trabajadores, con liderazgo envidiable y cariño almizclero.

¿Cuáles son las buenas prácticas de teletrabajo que promueves en tu departamento?

Sara Martín, jefa de Recursos Humanos, formación y comunidad de Pandora FMS.

Entre RRHH y dirección, tuvimos que comenzar creando un manual de procedimientos operativos para el teletrabajo. Creando unas normas básicas para que la gente estuviera lo más cómoda posible conciliando su vida familiar y laboral. Entre las buenas prácticas de teletrabajo que intentamos llevar a cabo, están las siguientes: un horario flexible, pausas durante la jornada, dar importancia a la seguridad con acceso a una VPN, un antivirus seguro, usar las herramientas internas como el chat de empresa o la videoconferencia, y que cada departamento elija cómo organizarse, hay algunos que prefieren una reunión diaria, otros dos semanales, etc.

Luego hay varias recomendaciones que hacemos para cualquier persona que esté teletrabajando:

1. Ten tu propia rutina fija de horarios. (Desayuno, pausa, comida.)
2. Tener el equipo protegido con contraseña. Para que tu hijo y tu gato no escriban mensajes cuando estás en el baño o comiendo.
3. El equipo debe tener las actualizaciones de seguridad al día.
4. Socializa a través de las herramientas colaborativas, no dejes que el teletrabajo te haga olvidar que sigues trabajando con personas.
5. Cuida especialmente la comunicación con el resto del equipo. Usa la webcam y las videoconferencias siempre que sea posible.
6. Separa tu vida personal de la laboral. Cuando termine tu jornada laboral, debes ser capaz de desconectar.
7. Pide ayuda a tus compañeros como si estuviéramos todos en la oficina.
8. Acude a RRHH siempre que lo necesites, su trabajo es ayudarte.
9. Tener en cuenta la desconexión digital: los trabajadores tienen derecho a olvidarse de emails o llamadas de trabajo fuera de su jornada laboral.
10. Respetar el derecho a la intimidad.

Kornelia Konstantinova, jefa del Departamento de Marketing y Comunicación.

En Comunicación estamos orgullosos de nuestro “Decálogo, formal pero increíble, para el buen teletrabajo”. Una serie de directrices flexibles como el junco y robustas como el quebracho. Algún día las esculpiremos en piedra o haremos camisetas. Paso a enumerar:

1. Flexibilidad horaria
2. Compañerismo
3. Confianza en el equipo
4. Las personas son lo primero
5. Cuidar la salud mental
6. Reuniones más eficientes y menos extensas en tiempo
7. Seguridad de la información y protección de datos
8. Actividad física y ejercicios
9. Alimentación saludable
10. Descanso

Son tan prácticas y versátiles que pueden ser tanto buenas prácticas de teletrabajo como un manual de autoayuda para enfrentar que has llegado a los treinta.

Daniel Rodríguez, jefe del departamento de QA

La norma fundamental para nosotros los de QA es básica, pero desde luego importante y conciliadora con el trabajo: Llevar un horario lo más regular posible.

Llevar un control del tiempo de trabajo es la clave, ya que estando desde casa es muy fácil distraernos y pasarnos pensando “acabo esto y ya lo dejo” o alguna vaina de procrastinación parecida.

Respecto a esto mismo podríamos sumar un apéndice a nuestra máxima:
Intentar tener un espacio de trabajo diferente al de ocio. Ya sabéis, si es posible otra habitación o mesa… Sobre todo para no seguir en el mismo sitio una vez acabe la jornada. Hay que discernir.

Mario Pulido, jefe del departamento de Sistemas / Soporte

Ya no sé si son buenas prácticas o no, pero lo cierto es que desde el minuto uno que empezamos a teletrabajar, el contacto entre todo el equipo ha sido constante. Tenemos un meet abierto constantemente en el que estamos presentes cuando tenemos disponibilidad, o nos necesitamos, y en el que comentamos cualquier cosa que nos pase. Tal como haríamos en la oficina.

El equipo también comparte su pantalla cuando alguna prueba o alguna intervención se complica, y el resto estamos ahí, para apoyar e indicarle las posibles soluciones. De esta forma, pese a no estar juntos, en ningún momento nos sentimos solos.

Sancho Lerena, CEO de Pandora FMS

Lo fundamental es entender bien lo que se espera de ti y definir objetivos. Compartir esos objetivos y la forma de medirlos. Cuanto más madura es una persona, más margen de libertad puede tener. Al final todo se reduce a establecer propósitos y poder evaluarlos. Tener buena comunicación para que cuando haya problemas, se puedan redefinir esos objetivos o hacer correcciones para llegar a las metas establecidas. Todo lo demás es accesorio, y lo que nos ha demostrado la pandemia mundial del Covid es que el cambio de paradigma es posible. ¿He dicho ya que somos una organización 100% teletrabajo?

Ramón Novoa, líder del departamento de Inteligencia Artificial de Ártica PFMS

En primer lugar, es muy importante definir lo que se entiende por teletrabajo y adaptar los procedimientos a cada situación. No se gestiona de la misma manera un equipo deslocalizado que uno que permite el teletrabajo de forma ocasional. La comunicación en equipos híbridos en los que una parte trabaja en remoto y otra de manera presencial resulta particularmente complicada.

Ejemplos de buenas prácticas que nos han ayudado hasta ahora son: mantener una buena documentación, fácilmente accesible y sin duplicidades; establecer procedimientos y canales de comunicación expeditos que eviten malentendidos; definir metas claras y objetivos medibles; etc.

Disponer de las herramientas adecuadas para llevar a cabo estas tareas no es menos importante, pero hoy en día es más sencillo gracias a la cantidad de aplicaciones disponibles en la nube. En cualquier caso, deben estar bien documentadas para evitar problemas de compatibilidad. Los formatos abiertos pueden resultar de gran ayuda.

Por último, me gustaría resaltar la importancia de fomentar la comunicación informal para mejorar las relaciones personales. Tenemos que ser capaces de aprovechar las ventajas que ofrece el teletrabajo, que son muchas, y minimizar los inconvenientes.

Rafael Ameijeiras, jefe del departamento de Proyectos

En primer lugar y lo más importante, es la comunicación. Mantener una comunicación sana y continua con el equipo es fundamental para que las cosas salgan adelante de forma correcta.

Pero una buena comunicación no significa reuniones o meets cada dos segundos, que muchas veces en lugar de ayudar al desarrollo de las tareas las entorpecen. Por el contrario implementamos herramientas que permitan a cada individuo ser autónomo y poder trabajar de forma asíncrona.
Aquí, en el departamento, llevamos un registro de tareas al que todos los miembros del equipo tenemos acceso y es responsabilidad de cada miembro mantener actualizado el estado de sus tareas. Esto tiene como resultado, que todos tenemos disponible el estado de las tareas pasadas, actuales y futuras de los otros miembros y podemos consultarlas en cualquier momento.
Aunque no tengamos reuniones o meets de forma constante, sí que tenemos un canal de comunicación por voz abierto en toda la jornada. Aunque la mayoría del tiempo estamos “en mute”, si alguien tiene una duda, solo tiene que ‘alzar la voz’. Es muy similar a cuando estás en la oficina y comentas al compañero de al lado, solo que esta vez el alcance es todo el equipo que esté disponible en ese momento.

Por último, aunque es lo más difícil de llevar, es el compañerismo, ya sabéis lo que dicen, que el roce hace el cariño y cuando solo levantamos la voz por una duda técnica o problema puntual, se va perdiendo la cohesión con el equipo, lo deshumaniza un poco, esto es más subjetivo, pero creemos que influye negativamente en los resultados, así que solemos tener un par de reuniones a la semana que ya están programadas con antelación, el objetivo de estas reuniones es la revisión de tareas y el estado de las mismas, que, aunque están descritas y documentadas en cada caso, viene bien que nos lo cuenten de primera mano y que todo el equipo esté al tanto, aunque sea en un resumen de lo que hacen los demás, sin necesidad de estar viendo el tablón de tareas cada momento. Bueno, esa es la teoría, pero una vez terminado el ‘repaso semanal’ también usamos esos espacios de reunión para contar alguna anécdota, hacer bromas o simplemente comentar la serie o película que hemos visto el fin de semana. Simula un poco lo que haríamos en la oficina a la hora de comer o tomando el café.

En cuanto a la relación con el cliente, no ha cambiado mucho ya veníamos trabajando con clientes de todo el mundo de forma remota, así que lo único que ha cambiado es que los clientes ‘locales’ tienen el mismo sistema remoto, hay quien extraña hacer alguna visita a algún cliente, pero en general creo que es lo que menos ha cambiado.

Y hasta aquí, sé que se os ha hecho corto, nuestro programa de testimonios de los jefazos departamentales acerca de las buenas prácticas de teletrabajo. Cualquier día montamos algo así como el desaparecido y añorado Diario de Patricia…, “Diario de Pandora”, ¿qué os parece? ¿participarías? Nos forraremos con la tertulia.

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