Gestion de vacaciones: ¿cómo puedo planificar las vacaciones de los empleados?

En pleno mes de agosto, hay quien aprovecha para estar con la familia, con los amigos o se dedica a viajar por exóticos países. Te dediques a lo que te dediques en verano, si eres el responsable de la gestion de vacaciones en tu empresa, ya sabrás todos los quebraderos de cabeza que esta tarea puede generar tanto para ti como para los trabajadores. Hoy veremos cómo es posible gestionar las vacaciones de una manera sencilla, teniendo un control óptimo y consiguiendo que la empresa continúe funcionando adecuadamente.

Comencemos por el principio. ¿Cuál suele ser el reglamento de empresa respecto a las vacaciones?

Reglamento de empresa respecto a vacaciones

Cómo es lógico, cada empresa cuenta con unas características y normas de convivencia establecidas. Nunca va a ser igual trabajar en un pub nocturno con cubos de cerveza y mesas de billar, que en una oficina del SEPE de 9:00 a 15:00, pero existen unas bases generales que coinciden en todos los trabajos:

• En primer lugar, las vacaciones han debido ser pactadas en el contrato o convenio correspondiente. Ten en cuenta que este periodo nunca debe ser inferior a 30 días naturales (incluyendo fines de semana).
• En la mayoría de empresas, en este convenio figura un periodo en el que es posible solicitar vacaciones, por ejemplo desde el 1 de julio al 15 de septiembre. También pueden figurar normas como días obligatorios en los que debes escoger vacaciones, por ejemplo 10-15 en verano o 4 en invierno. Puedes encontrar otras normas como no poder elegir días sueltos o no poder escoger todos los viernes, entre otras posibilidades. Por lo tanto, el calendario de vacaciones está bien definido en cada empresa. Como en todo, siempre hay excepciones, y por lo menos en España, hay situaciones en las que puedes tener otros derechos laborales como por ejemplo vacaciones después de una boda, cuando acaba de nacer un hijo, derecho a mudanza, por muerte de pariente, etc.
• Lo que sí es común en todas las empresas, es que se ha llegado a un acuerdo entre el jefe o el departamento de rrhh y el trabajador, y nunca van a poder ser sustituidas por un pago, a no ser que hayas sido despedido, pero esa ya es otra historia…

Y ahora llegamos al tema que nos atañe, si alguien quiere pedir vacaciones, debe informar a su responsable con tiempo suficiente, dependiendo del tamaño de la empresa, el tiempo puede variar de 2 meses a semanas… La razón por la que no es posible elegir cualquier día es muy sencilla. Imagina que en tu departamento de marketing sois 5 personas. La empresa no cierra en agosto y tenéis que continuar trabajando, pero todos os habéis cogido la primera quincena de agosto. Tenéis que realizar una campaña importante de última hora, pero no hay nadie en la oficina. Supongo que ya sabrás que va a ocurrir cuando todos vuelvan de vacaciones…

Hasta este punto, posiblemente todo te parezca lógico, pero ¿Cómo puedo gestionar las vacaciones de los empleados consiguiendo que todos estén más o menos satisfechos? Te adelanto que con un Excel es complicado y con una pizarra-calendario que hay en vuestra cocina tres cuartos de lo mismo. En caso de que sea una empresa grande, es completamente imposible. Para solucionar este problema, se crearon los software para gestionar vacaciones.

6 puntos para facilitar la conciliación laboral

Antes de hablar de ello, vamos a ver 6 puntos para facilitar la conciliación laboral:

• Políticas de empresa claras en las que todos los empleados conozcan su convenio: En caso de que sea posible escoger cualquier mes de vacaciones, las fechas en las que comienzan y acaban las vacaciones deben estar definidas.
• El tiempo es vital: Que 50 personas te digan una semana antes que se van de vacaciones va a provocar que la organización no se realice de manera adecuada, por eso avisar con tiempo al superior debe ser algo indicado por la empresa. Dependiendo del tamaño de la empresa, este tamaño será mayor o menor.
• La flexibilidad es importante: Antiguamente agosto era el mes vacacional por excelencia, pero actualmente las vacaciones pueden ir desde junio a septiembre. Esto hace que organizar las vacaciones sea mucho más sencillo. En este caso la flexibilidad es muy positiva.
• Ten en cuenta a los responsables de cada departamento: Aquí es importante que los empleados y encargados tengan claro cuántas personas pueden irse simultáneamente de vacaciones sin que haya problemas. Si eres el encargado de RRHH, lo suyo sería que cada departamento se organizara y te facilitaran a ti toda la información. La idea es que los empleados negocien y lleguen a acuerdos.
• No puede haber ningún tipo de favoritismo: Es cierto que en muchas compañías, cuando coinciden las fechas de vacaciones, la persona con más antigüedad en la empresa o con cargas familiares son las primeras en elegir. Pero lo que es importante es que si se fijan unas normas, no hagas cambios a favor de una persona determinada. Aquí es donde pueden llegar los conflictos y las discusiones de empresa.
• Usa un software help desk para gestionar las vacaciones: Teniendo todo esto en cuenta, puedes usar un software de gestion de vacaciones que va a ayudarte a que todo esté más claro. Además, si crees que hay algún fallo en la planificación, vas a poder verlo de un solo vistazo y actuar cuanto antes.

¿Qué es un software de gestión de vacaciones?

Primero comenzamos por el concepto de help desk, un help desk o mesa de ayuda, es una herramienta que te apoya en la gestión de tu empresa, un ejemplo de ello sería Pandora ITSM. En los help desk suelen existir diferentes herramientas, por ejemplo el inventario, gestión de proyectos, una parte destinada a facturas y a clientes, otra para el personal o una parte de gestión de incidencias mediante tickets, entre otras posibilidades. También es muy positivo que cuente con un calendario para realizar la gestión de vacaciones, además podrás organizar las bajas, proyectos o faltas injustificadas.

Cada persona interesada puede solicitar en el ordenador de su oficina, en el móvil o en su Tablet, una fecha a su superior. El encargado verá qué fechas están disponibles de una manera rápida y sencilla, y así va a ser posible mantener una organización. De este modo puedes conseguir fácilmente que tu plantilla no elija las mismas fechas, se reparta adecuadamente y estén conformes con el proceso.

Una vez tengas cierto ordena vacacional, puedes introducir las fechas en Pandora ITSM, dónde podrás ver las vacaciones de todo el equipo. A este calendario podrán tener acceso tanto los empleados como los encargados de cada departamento.

En Pandora ITSM puedes ver el reporte mensual de cada empleado, viendo sus días de vacaciones, días festivos, proyectos trabajados, teletrabajo etc.

Y como comentábamos antes también, es posible visualizar las vacaciones de todos los compañeros en un único calendario, evitando duplicaciones e incidencias entre empleados.

Si quieres más información sobre Pandora ITSM puedes acceder a nuestra página web o continuar navegando por nuestro blog.