El kaizen y la empresa; algunas ideas para utilizarlo

Kaizen no es el nombre de un grupo de heavy metal japonés. El Kaizen es una filosofía de vida, una forma de entender la vida que tiene interesantes aplicaciones cuando hablamos del mundo de la empresa.

El Kaizen se origina, efectivamente, en Japón, y tiene su mayor auge en su aplicación a la industria tras la Segunda Guerra Mundial. Como bien sabréis -si habéis vivido en el planeta Tierra durante los últimos años- la nación nipona resultó derrotada en dicha contienda, lo que la sumió en un estado de pobreza durante los siguientes años. Siendo un país pequeño para el volumen de su población y que no dispone de una gran cantidad de recursos naturales, para salir del bache se hacía imprescindible ir un paso más allá y aplicar la tradicional filosofía de superación japonesa al proceso productivo.

¿Qué es el método Kaizen?

El término “Kaizen” se traduciría como “cambio a mejor” o “mejora”. Se compone de las voces “Kai”, o “cambio” y “zen”, o “bueno”.

Tradicionalmente aplicado a los procesos productivos y de gestión de la calidad, el Kaizen no obstante se puede aplicar a todos los ámbitos de la empresa. Un elemento esencial del Kaizen es el tiempo. El tiempo es un capital de gran importancia para las empresas y en el que, con demasiada frecuencia, apenas se repara. Cada día es una nueva oportunidad para seguir mejorando. Cada acción innecesaria debe ser suprimida.

Para el Kaizen, un producto o un servicio nunca han alcanzado su estado final; siempre serán susceptibles de mejora. La autocomplacencia es un enemigo que debe ser destruido.

Como decíamos, el Kaizen no se centra sólo en el proceso productivo. Por el contrario, pretende suponer una mejora tanto global como localizada en cada aspecto de la empresa. Así, con el Kaizen se pretende, entre otras cosas:

• Mejorar la calidad del producto y del proceso productivo.
• Mejorar la atención al cliente.
• Reducir el consumo de tiempo y energía.
• Reducir la enfermedad y los riesgos laborales de los trabajadores.
• Mejorar las condiciones de trabajo, la moral y la motivación de los trabajadores.

Para conseguirlo, hay múltiples elementos a tener en cuenta; liderazgo, objetivos bien definidos, capacidad de autocrítica, trabajo en equipo, actitud innovadora, formación, respeto, participación o una buena comunicación, entre otros.

Uno de los factores esenciales del Kaizen es que no sólo implica a los órganos directivos, sino que involucra a cada empleado. En un puesto de trabajo determinado, sea cual sea, no sólo hay que buscar realizar las tareas con eficacia, sino que hay que intentar mejorar en todo momento.

Lo cierto es que, si observamos el desempeño de las empresas japonesas en las décadas siguientes a la Segunda Guerra Mundial, y hasta la actualidad, se podría concluir que el Kaizen es un rotundo éxito. ¿No te sugiere esto que podría ser interesante aplicar algunos principios del Kaizen a tu negocio?

Eso sí, tienes que tener en cuenta algo de gran importancia. Para que el Kaizen pueda funcionar, hay que liberar de miedo al trabajador. No debe tener temor a comunicar las mejoras que se pueden implementar. Si algo no funciona, no es por culpa suya; los problemas son una parte del negocio, y deben ser solucionados.

Para poder implementar la filosofía Kaizen en una empresa, viene más que bien disponer de buenas herramientas para mejorar la comunicación interna. No en vano, si cada uno de los trabajadores de la empresa debe pensar en cómo mejorarla, sus ideas deben disponer de los canales adecuados para llegar a las personas que tienen el poder para implementar los cambios. De otra forma, por buenas que sean la actitud y las ideas, se perderán por el camino.

¿Dispones de buenas herramientas para lograrlo?

No, un folio pegado en la pared y un rotulador colgado por una cuerda al lado no es la mejor forma de hacerlo. Otras utilidades, como un correo electrónico, pueden ser una manera de hacerlo algo más “avanzadas”, pero con frecuencia resultarán insuficientes, caóticas, y te harán perder mucho tiempo (y ya sabes que, según el Kaizen, el tiempo es oro).

Existen herramientas mucho mejores, como los sistemas de gestión de incidencias en base a tickets. Aunque los sistemas de gestión de incidencias se suelen utilizar para dar servicio al cliente, por ejemplo ayudando a la resolución de incidentes que afecten a la normalidad del servicio, también pueden utilizarse para mejorar la comunicación interna de la empresa y favorecer que circulen las ideas y sugerencias que tanta importancia tienen en la filosofía Kaizen.

Ejemplos

• Imagina que a una de las personas que trabaja en el departamento de atención al cliente de tu empresa se le ha ocurrido una idea para mejorar un servicio, a raíz de las quejas recibidas por un usuario. En lugar de apuntarlo en un post it y almacenarlo en el buzón de sugerencias (esa lata medio oxidada que se abre una vez al año), crea un ticket con la idea. Desde ese momento, la propuesta estará a disposición de las personas habilitadas para introducir cambios, para que puedan analizarla y tomar las medidas oportunas.
• Tienes una página web que se dedica al comercio electrónico. Una de las personas encargadas de gestionar los pedidos tiene una estupenda idea para mejorar la estructura de la página web. Sólo tiene que abrir un ticket con la sugerencia, para que el equipo de desarrolladores web se encargue de estudiar la propuesta.
• Imagina que tienes una empresa que desarrolla software. Uno de tus empleados de soporte detecta un bug en el programa que debe poner en conocimiento de los ingenieros encargados de resolverlo. No tiene más que abrir un ticket comunicando el error, y se pondrán manos a la obra (¡o deberían!)

Mejora, mejora, y más mejora. Y ahora que ya sabes la relación que un sistema de gestión de incidencias puede tener con la filosofía Kaizen, ¿conoces Pandora ITSM?

Pandora ITSM incorpora, además de otras funcionalidades muy interesantes, una herramienta de gestión de incidencias mediante tickets, que puede ayudarte a mejorar la comunicación interna de tu empresa. Si quieres saber más acerca de qué es Pandora ITSM, entra en https://pandorafms.com/es/itsm/