Mantenimiento preventivo en IT: tipos, ejemplos, plan y software recomendado

Qué es el mantenimiento preventivo en IT y por qué es importante

Los ahorros en el gasto de TI y Retorno de la Inversión (ROI) en proyectos de tecnología están cada vez más vinculados con la eficiencia operativa de TI, la experiencia del cliente y la ventaja competitiva. En ese sentido, el mantenimiento preventivo ayuda a las áreas de TI a maximizar el uso de los servicios y, al mismo tiempo, minimizar costos.

Definición técnica y operativa del mantenimiento preventivo

Definición técnica

El mantenimiento preventivo de TI tiene un enfoque proactivo y sistemático para dar mantenimiento a los sistemas de TI (hardware, software y redes) y minimizar el riesgo de fallo e interrupciones imprevistas, al mismo tiempo que se prolonga la vida útil de los activos. Incluye tareas de hardware (monitorización integral, limpieza/reemplazo de componentes, equipos y redes); de software (gestión de parches, actualizaciones y revisiones de configuración); de redes (monitorización de redes, optimización de rendimiento); de seguridad (monitorización de seguridad, vulnerabilidades, auditorías); y de integridad de datos (seguridad, recuperación ante desastres).

Definición operativa

Desde la perspectiva de operaciones, el mantenimiento preventivo de TI se asocia a las actividades programadas y repetibles, integradas en los flujos de trabajo de gestión de servicios de TI, tales como aplicaciones de parches, tareas relacionadas a uso de los activos o su rendimiento y las alertas. Se basa en un plan de mantenimiento preventivo (con plantillas y fichas de mantenimiento), la priorización de activos, la asignación de tareas y sus responsables.

Comparativa entre mantenimiento preventivo, correctivo y predictivo

El mantenimiento preventivo se diferencia del correctivo y predictivo: el mantenimiento correctivo suele ser reactivo y se encarga de corregir los defectos observados en los equipamientos o instalaciones; mientras que el mantenimiento predictivo es proactivo, ya que se basa en técnicas y acciones encaminadas a detectar potenciales fallos para evitar riesgos o incidentes que impacten negativamente en la operación y entrega de servicios de TI. Para verlo de forma más clara, te presentamos la siguiente tabla:

Diferencias entre mantenimiento preventivo, correctivo y predictivo

Ventajas estratégicas del mantenimiento preventivo:

• Reducción de fallos: Al programar y actualizar sistemas periódicamente, se identifican y corrigen problemas antes de que se conviertan en fallos críticos. Se mejora la estabilidad y fiabilidad operativa de TI.
• Menor coste de intervención: Prevenir sale menos caro que reparar al evitar reparaciones urgentes, reemplazos costosos e inesperados y tiempos de inactividad.
• Mayor continuidad operativa: La estabilidad permite garantizar servicios clave disponibles, impactado en la productividad y la experiencia del usuario.
• Mejora en el cumplimiento de un Acuerdo de Nivel de Servicio (Service Level Agreement o SLA):, apoyándose en el análisis de incidentes y tiempos de respuesta.

Tipos de mantenimiento preventivo (por tiempo, uso y condición) y cuándo aplicarlos

Dependiendo de las necesidades de la organización y los activos de TI, existen diferentes tipos de mantenimiento preventivo:

• Mantenimiento basado en tiempo (Time-Based Maintenance o TBM) y uso (Usage-Based Maintenance o UBM). El TBM se realiza de manera periódica (diarios, semanales, mensuales, etc.) sin importar el estado del activo; mientras que el UBM sí se basa en el nivel de uso del activo: horas de operación, ciclos de CPU, número de accesos). Estos tipos de mantenimiento se aplican en sistemas o componentes no críticos y para evitar su degradación. TBM se aplica cuando no existe la monitorización integral; en tanto que UBM, cuando existen activos con niveles de uso variables (algunos se usan menos que otros).
• Mantenimiento por Condición técnica (Condition-Based Maintenance o CBM) y de sensores de Internet de las Cosas (Internet of the Things o IoT), que se basa en indicadores de desempeño (latencia, temperatura). Se usa para activos críticos para la operación, apoyándose en recursos para la monitorización de la disponibilidad de los activos.

Lo que se recomienda es seguir una estrategia híbrida para maximizar la eficiencia operativa y minimizar el riesgo de fallos.

Ejemplos y tareas comunes en un mantenimiento preventivo de TI

A continuación, te ofrecemos algunos ejemplos de cómo aplicar el mantenimiento preventivo de TI:

• Infraestructura física en servidores, routers, UPS, tales como limpieza interna (filtros, ventiladores); chequeo de temperatura y enfriamiento; pruebas contra objetivos SMART; verificación de firmware.
• Sistemas operativos y software, tales como la aplicación de actualizaciones críticas de seguridad, aplicación automática de parches; con base en logs, configuración de alertas automáticas ante errores críticos; verificación de integridad de respaldos y revisión de políticas de cifrado.
• Casos de tareas preventivas documentadas, tales como:
  • Limpieza física de servidores y racks.
  • Verificación del estado de los discos.
  • Actualización de routers y switches.
  • Aplicación automática de parches de seguridad en sistemas operativos.
  • Revisión de logs para hallar errores críticos.
  • Comprobación del estado de baterías de UPS.
  • Actualización de inventario de activos y versiones.

Métricas clave y beneficios para la operación IT

Los beneficios del mantenimiento preventivo son una mayor disponibilidad del servicio, la garantización de la continuidad operativa y menos interrupciones, además de identificar los activos críticos y área de mejora para optimizarlos, junto con el cumplimiento de los niveles de servicio (SLA). También, este enfoque proactivo permite priorizar inversiones en mantenimiento o reemplazo de activos. El resultado de todo esto es una mejor experiencia digital y sistemas fiables. Algunas métricas que pueden servirte son:

• MTBF (Mean Time Between Failures o tiempo promedio entre fallos) mide el tiempo promedio de un activo (en horas) antes de que se presente algún fallo. El beneficio de esta métrica se refleja en poder medir y demostrar la confiabilidad de un sistema. Cuanto más alto es, significa que es más estable, con menor frecuencia de fallos. Por ejemplo, si en un trimestre el servidor tiene un MTBF de 720 horas, quiere decir que, de promedio, falla una vez cada 30 días.
• MTTR (Mean Time To Repair o tiempo promedio de reparación) mide la eficiencia de recuperación tras una falla. El beneficio de esta métrica se refleja en saber cuál es la eficiencia de recuperación tras un fallo. Cuanto más bajo es, quiere decir que existe una mejor capacidad de respuesta y se mitiga el impacto en caso de fallos. Por ejemplo, un MTTR de 1–2 horas a partir del incidente puede ser aceptable.
• El cumplimiento de SLA mide el porcentaje de cumplimiento acordado bajo un contrato con clientes o usuarios, en que se incluyen métricas e indicadores (KPI) de desempeño. Su beneficio es que permite garantizar el cumplimiento de tiempos y calidad acordados con los clientes o los usuarios de la organización. Cuando sus valores en porcentaje son altos, son señales de una buena gestión de TI. Por ejemplo, un SLA con disponibilidad de 99.9% mensual indica que hay un máximo 43 minutos de inactividad al mes.
• Reducción de incidencias críticas y de urgencias mide la frecuencia y severidad de los incidentes que requieren atención inmediata o que llegan a afectar los servicios críticos para la organización. Algunos ejemplos son el número de incidentes críticos por mes o trimestre; la reducción en porcentaje en comparación con otros períodos, o el porcentaje de incidentes que se han evitado por medio de tareas preventivas. Un ejemplo puede ser que si en el trimestre anterior se informaban 15 incidencias críticas y ahora solo se presentan 2 o 3, es una señal de eficiencia.

Cómo implementar un plan de mantenimiento preventivo en IT (guía paso a paso)

Implementar un programa de mantenimiento preventivo en TI genera ahorro de costos (previene fallos costosos para la operación o la búsqueda y compra de componentes de emergencia), mejora la eficiencia operativa y la seguridad del entorno de TI, además de poder cumplir con requerimientos regulatorios y auditorías de clientes internos y externos. Para implementar un plan de mantenimiento preventivo, se recomienda seguir estos pasos como una guía esencial:

• Inventario y criticidad de activos. Antes de nada, debes realizar una evaluación de las necesidades de mantenimiento de la organización en base a sus prioridades (evaluación del impacto en caso de fallo) y las partes interesadas para poder hacer un inventario de los activos y su criticidad para el negocio.
• Una vez identificado los activos y la relevancia para la operación, se define un plan de mantenimiento preventivo en base a la periodicidad, responsables asignados y los datos requeridos para llevarlo a cabo, tales como datos históricos, tendencias y métricas. Este paso es importante para poder elegir las herramientas adecuadas para implementar el mantenimiento preventivo. También te sirve la información que los fabricantes de hardware y software recomiendan para el mantenimiento.
• El mantenimiento preventivo requiere de estandarización en los procedimientos. Es importante desarrollar protocolos claros para documentar cualquier trabajo realizado, junto con guías paso a paso para tareas complejas. Apóyate en herramientas de gestión de servicios y soporte (IT Service Management, ITSM), que puedan integrar inventarios de los activos de TI, el seguimiento de eventos y sus resoluciones; y que, preferiblemente, pueda alinearse con marcos de referencia sobre la correcta gestión de servicios de TI, como ITIL. Toda esta información sirve para definir la frecuencia óptima de las tareas de mantenimiento preventivo, así como también para definir prioridades en las áreas más problemáticas. Puedes apoyarte en plantillas de mantenimiento preventivo y correctivo (incluso existen hojas de trabajo en excel que te sirven de guía).
• Uso de un CMMS (Computerized Maintenance Management Systems o Sistema de Gestión de Mantenimiento Computarizado), que es una solución que permite gestionar el mantenimiento de tus activos, integrando información para definir tareas de mantenimiento (hoja de mantenimiento preventivo) y almacenar información valiosa para la toma de decisiones sobre reemplazo, adquisición u optimización de los activos de TI. También, puedes apoyarte en la monitorización inteligente (usando IA) que te ayude a implementar la automatización de alertas y tareas involucradas en el mantenimiento con el fin de agilizar la carga operativa para tu equipo y aprovechar la inteligencia en los procesos.
• Implementación de una cultura de mejora continua, ajustando métricas e indicadores a las necesidades del negocio y fomentando un entorno organizacional, donde la mejora e innovación sean parte de la práctica cotidiana. No olvides capacitar constantemente a tu equipo sobre nuevos métodos y tecnologías.

Pandora FMS como alternativa a software CMMS para mantenimiento preventivo IT

Pandora FMS es una plataforma de monitorización integral que se apoya en la implementación del mantenimiento preventivo en TI mediante la visibilidad, las alertas tempranas y el análisis predictivo sobre la infraestructura tecnológica, especialmente cuando te ayuda en:

• La monitorización proactiva de infraestructura, alertas y tareas programadas. Pandora FMS ayuda a supervisar en tiempo real el estado de servidores, redes, bases de datos, aplicaciones y dispositivos físicos (como UPS o routers). Detecta anomalías, genera alertas y umbrales para disparar tareas programadas o acciones proactivas, facilitando intervenciones preventivas.
• Informes de cumplimiento y visibilidad operativa. Ofrece dashboards personalizables y reportes históricos que ayudan a identificar tendencias de degradación o sobrecarga de los activos. Con esta información, puedes planificar mantenimientos preventivos y correctivos por condición o uso.
• La integración con bases de datos de configuración (CMDB) te ayuda a mantener actualizado el inventario de activos, además de poder automatizar tareas de mantenimiento mediante scripts o acciones remotas.
• Mayor visibilidad y control desde un solo panel, facilitando la toma de decisiones a partir de datos confiables, impulsando también la colaboración y la capacidad de respuesta de tu equipo en el caso de acciones correctivas que requieran respuesta rápida por su criticidad para el negocio.

Conclusión

El mantenimiento de TI cobra cada vez más importancia en las organizaciones en que sus operaciones de misión crítica no pueden aceptar interrupciones por fallos que bien pudieron haberse evitado. De ahí que en las operaciones de TI se deba trabajar con un enfoque proactivo y más colaborativo, siempre en consonancia con los objetivos del negocio y la fiabilidad técnica. También se requiere que la implementación del mantenimiento preventivo se realice de forma progresiva, ya que no todos los activos requieren el mismo tipo de mantenimiento. Se recomienda hacer un plan de mantenimiento preventivo por etapas dando prioridad a los activos críticos, al mismo tiempo que te permite evitar sobrecargar a tu equipo con múltiples tareas.
También, es importante probar y ajustar procedimientos de mantenimiento antes de implementarlos a gran escala. Y recuerda: la revisión continua te permite ajustar objetivos y métricas, ya que la tecnología y las necesidades organizacionales cambian constantemente. Los indicadores que hoy pueden ser útiles, pero con el tiempo pueden convertirse en obsoletos o requerir de nuevas herramientas y funcionalidades. Para saber qué solución se ajusta a las necesidades de tu organización, haz click aquí.