Qu’est-ce que la RPA ? Guide complet sur l’automatisation robotisée des processus informatiques

Nous avons tous rêvé un jour d’automatiser nos tâches informatiques et d’être payés pour rester assis, pendant que notre travailleur programmatique fait tout le boulot. Et la RPA (Robotic Process Automation ou automatisation robotisée des processus) est une tendance qui, avec les avancées actuelles, commence à rendre ce scénario envisageable — sauf pour le salaire sans rien faire.

La RPA est née avec l’idée d’automatiser des tâches ennuyeuses ou répétitives grâce à des logiciels. Cependant, les technologies actuelles ouvrent la voie à des “travailleurs numériques” qui, idéalement, pourraient accomplir des tâches humaines à l’écran.

Est-ce le cas ? Quel est l’état actuel de la RPA et comment fonctionne-t-elle exactement ? Dans ce guide complet, nous analysons tout ce qu’il faut savoir sur l’automatisation robotisée des processus.

Qu’est-ce que la RPA ?

Pour comprendre ce qu’est une technologie, il vaut mieux commencer par clarifier ce qu’elle n’est pas. Quand on parle de RPA, on ne parle pas de Skynet fabriquant des Terminators, d’androïdes comme Data dans Star Trek ou d’usines robotisées géantes travaillant sans relâche dans le noir.

La Robotic Process Automation est une technologie logicielle permettant de configurer des robots logiciels qui imitent les actions humaines en interagissant avec des systèmes numériques pour exécuter un processus métier.

Avec l’ajout de technologies d’intelligence artificielle, ces bots peuvent effectuer des tâches plus complexes, comme analyser des documents ou interagir avec des utilisateurs en service client. On parle alors d’agents.

Enregistrer automatiquement une écriture comptable à partir d’une facture reçue par email serait un cas typique de RPA, à l’aide d’un de ces agents, avec des technologies comme l’OCR et l’IA.

Dans le cadre de la gestion IT, la RPA aide à automatiser les tâches répétitives, basées sur des règles, qui consomment trop de temps et d’énergie.

En théorie, cela libérerait les professionnels pour des tâches à plus forte valeur ajoutée — comme jouer à Silksong. Autrement dit, la RPA ne vise pas à remplacer le travailleur, mais à le rediriger vers des missions plus créatives et utiles.

En théorie…

Différences entre la RPA et d’autres technologies d’automatisation

Le point clé de la RPA, et ce qui la distingue des formes d’automatisation plus classiques, est le suivant : sa capacité à agir directement sur la couche de présentation des applications (c’est-à-dire l’interface utilisateur).

Elle peut donc être appliquée (en théorie toujours) à pratiquement n’importe quel système, y compris aux applications anciennes dépourvues d’API modernes ou d’interfaces d’intégration.

Comme le bot imite une personne interagissant avec l’interface logicielle, tout processus numérique peut être automatisé par la RPA, à condition que la technologie soit suffisamment mature.

Voyons plus en détail ses différences par rapport à d’autres automatisations.

RPA vs. Macros ou Scripts traditionnels

Alors qu’une macro est souvent limitée à une seule application (comme Excel), un bot RPA peut agir de manière transversale sur plusieurs applications, environnements et fenêtres — en coordonnant des workflows complexes. Cela peut impliquer un fichier Excel, une application web moderne, etc.

De la même façon, votre script d’installation automatique pour un nouveau système Linux (parce que vous changez encore de distro) peut échouer si le lien wget a changé ou la version du logiciel est obsolète.

Avec la RPA, vous pourriez télécharger automatiquement la version la plus récente, sans devoir modifier manuellement le script.

RPA vs. APIs

Les APIs sont plébiscitées dans le secteur pour de bonnes raisons, mais elles nécessitent que les applications en disposent et soient bien documentées (bon courage pour ça). La RPA n’a pas besoin d’API, puisqu’elle interagit avec l’interface comme le ferait un humain.

Ce qui la rend idéale pour les systèmes legacy ou peu intégrables, ou ceux dont la documentation semble écrite en klingon.

RPA vs. BPM (Business Process Management)

Le BPM est une discipline visant à modéliser, automatiser et optimiser des processus métier complexes de bout en bout. Ici, la RPA peut venir compléter la stratégie BPM en automatisant des tâches manuelles spécifiques dans un processus plus large.

Comme on le voit, l’essentiel est de reproduire la capacité humaine d’interaction avec les systèmes, alors il est temps de lever le voile sur cette technologie fascinante.

Comment fonctionne l’automatisation robotique des processus (RPA) ?

Le fonctionnement de la RPA repose sur la création de bots ou agents suivant un ensemble défini de règles (scripts) pour exécuter une séquence d’étapes.
Ainsi, ils peuvent interagir avec les éléments de l’interface utilisateur (UI) de la même manière qu’un humain :

• En cliquant.
• En saisissant des données dans des champs.
• En lisant les informations affichées à l’écran.
• En copiant et collant des données…

Éléments clés d’un système RPA

Pour cela, la RPA utilise :

• Bots : De deux types : assistés (travaillant avec un utilisateur ou déclenchés par lui) et non assistés (fonctionnant de manière autonome pendant que vous transpirez à l’idée qu’ils fassent votre travail cent fois plus vite).
• Scripts ou Flux de travail : Les instructions suivies par l’agent, définissant la logique, les règles métier et la séquence des actions. Cela inclut les applications à lancer, les fenêtres à utiliser, les données à traiter…
• Déclencheurs : Événements qui initient l’exécution du bot. Ils peuvent être programmés (comme une tâche cron), basés sur des événements (comme la réception d’une facture par email), ou déclenchés manuellement.
• Interfaces (Enregistreurs et Éditeurs) : De nombreuses plateformes RPA incluent des outils pour enregistrer les actions utilisateur et les convertir en scripts de base, ensuite modifiables dans un éditeur visuel.

Ces éléments s’appuient sur des technologies telles que :

• Modèles de Langage à Grande Échelle (LLM) : Capables de comprendre que le mail contient une facture et non un devis, et d’en extraire les données essentielles.
• OCR pour lire les données dans un fichier PDF.
• Computer Vision (désormais assistée par l’IA), qui permet au bot de reconnaître les éléments de l’écran ou de l’interface, comme les boutons ou les champs.

Utilisation de plateformes low-code et no-code

Les outils RPA modernes évoluent souvent vers des environnements low-code et/ou no-code.
Cela permet aux experts métiers connaissant les processus ou aux techniciens IT sans compétences en programmation d’utiliser des interfaces visuelles et des logiques préconstruites pour concevoir, développer et déployer des automatisations.
Cela démocratise l’automatisation et accélère le retour sur investissement, tout en allégeant la charge des équipes de développement qui doivent doubler leur travail aujourd’hui pour automatiser demain.

Types de RPA : assistée, non assistée et hybride

Comme mentionné, tous les bots ne sont pas égaux. Leur classification dépend de leur déploiement et interaction avec le système.

RPA assistée (Attended RPA)

Ces bots fonctionnent sur l’ordinateur de l’utilisateur et sont lancés par lui. Vous avez enfin vos propres sbires numériques pour vous assister dans certaines tâches.
Ils sont idéaux pour les processus nécessitant une intervention humaine pour prendre des décisions ou fournir des informations.
Exemple : Un bot qui aide un technicien du support à remplir automatiquement les données d’un client dans plusieurs systèmes, après un appel ou un ticket.

RPA non assistée (Unattended RPA)

Ces agents fonctionnent de manière autonome sur des serveurs ou machines virtuelles, sans interaction humaine, de façon programmée ou déclenchée par des événements.
Idéal pour les processus en arrière-plan de grande ampleur ou de longue durée.
Exemple : Un bot qui extrait des données chaque nuit depuis plusieurs systèmes, génère un rapport IT et l’envoie par email pour gâcher votre café. Ou un agent de support client qui répond à la même question mille fois par jour.

RPA hybride

Ce type me permet de reprendre l’expression bien connue : le meilleur des deux mondes.
Une RPA hybride permet aux bots assistés et non assistés de communiquer. Un bot non assisté peut transférer le contrôle à un humain (via un bot assisté) en cas d’exception, et inversement.
Bien configuré, ce modèle offre une flexibilité et une couverture maximales.

Exemples d’application de la RPA à la gestion IT

Voyons de plus près comment ces sbires virtuels peuvent nous simplifier la vie dans notre empire IT.

Automatisation des processus IT internes

Voici quelques applications possibles de la RPA :

• Gestion des tickets de support : Par exemple, en automatisant la classification, la priorisation et l’attribution initiale des tickets en fonction de mots-clés ou via la compréhension offerte par un LLM.
• Gestion des utilisateurs : Lors des arrivées, départs ou changements de poste, un bot peut créer ou désactiver des comptes email, dans Active Directory, des applications SaaS ou d’autres systèmes, en éliminant les erreurs manuelles.
• Supervision proactive et réponse : Les bots peuvent superviser les logs et les tableaux de bord. En détectant une alerte spécifique (comme un disque presque plein ou un problème réseau), ils peuvent exécuter automatiquement des scripts prédéfinis (comme le nettoyage de fichiers temporaires), ou créer un ticket dans le système ITSM.
• Conformité et audit : Automatiser la collecte de preuves pour les audits de sécurité, extraire des informations de configuration depuis plusieurs systèmes, générer des rapports consolidés…

Bref, tout ce qui est répétitif et ennuyeux.

Exemples d’automatisation des processus dans différents secteurs

La gestion IT n’est pas la seule à tirer parti de la RPA, qui peut être utile dans de nombreuses activités, telles que :

• La finance : L’automatisation du rapprochement bancaire, génération de rapports périodiques, certaines étapes de la facturation…
• Le commerce de détail : La mise à jour des prix dans l’ERP et la boutique en ligne, traitement des commandes ou gestion des retours.
• La santé : L’automatisation de l’accueil des patients, confirmation des rendez-vous par message et traitement des réponses pour savoir si le patient viendra ou non.

Les avantages de la RPA et pourquoi elle est essentielle

Il est indéniable que ce que nous avons vu présente des avantages importants pour les organisations qui mettent en œuvre la RPA, comme :

• La réduction des erreurs et imprécisions : Les bots ne s’évadent pas mentalement dans le monde Cyberpunk qu’on nous avait promis, évitant ainsi les erreurs d’inattention durant les tâches répétitives.
• La conformité réglementaire : Les bots suivant des étapes cohérentes, les processus sont exécutés conformément aux réglementations et politiques définies.
• La réduction des coûts, meilleur ROI et employés plus satisfaits : En automatisant les tâches pénibles qui aspirent l’âme, les ingénieurs peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, au lieu de configurer des règles UFW à longueur de journée.
• L’amélioration de l’efficacité et de la productivité : Les agents fonctionnent 24h/24 et 7j/7 sans pause ni miettes sur le clavier, accélérant les délais et augmentant la charge de travail traitée.
• Meilleure satisfaction client : En résolvant les incidents routiniers plus rapidement, l’expérience utilisateur est améliorée.
• Le respect des SLA : Les différents cas d’usage vus contribuent également au respect des accords de niveau de service.

Outils RPA et technologies complémentaires

Il existe actuellement une grande variété de plateformes RPA telles que :

• UiPath. Propose une automatisation via des agents capables de gérer la gestion des commandes, l’analyse des risques ou les demandes des utilisateurs.
• Automation Anywhere. Spécialisée dans les agents qui automatisent des tâches allant du marketing et des ventes aux ressources humaines, à la comptabilité, au service client…
• Blue Prism. Un autre acteur qui propose des solutions d’automatisation couvrant la fabrication, la santé, les assurances ou les télécommunications.

Indéniablement, le grand bond actuel de la RPA est propulsé par les avancées de certaines technologies clés telles que :

• IA / Machine Learning : Permet aux agents de gérer les exceptions, les données non structurées et de prendre des décisions basées sur des modèles, au lieu de planter devant une situation non prévue dans une logique conditionnelle classique.
• OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) : Essentielle pour que les bots puissent lire du texte dans des images, documents ou fichiers PDF.
• NLP (Traitement du Langage Naturel) : Aide les bots à comprendre le langage humain dans les e-mails, les chats ou les documents, à classer l’information et à extraire des sentiments.

Cette combinaison permet d’automatiser des processus complexes nécessitant une interprétation, allant au-delà des règles simples et des arbres de décision, qui ne peuvent jamais couvrir les milliers d’exceptions du quotidien.

Comment démarrer avec la RPA : étapes et stratégie

Avant de se lancer dans l’automatisation, il faut prendre un moment pour suivre les bonnes étapes. Sinon, on risque de saboter des processus qui fonctionnaient très bien.
Les phases d’un projet RPA sont les suivantes :

1. Analyse des processus

Nous devons connaître en profondeur notre infrastructure IT et nos processus afin d’identifier ceux qui sont propices à l’automatisation.
Les processus répétitifs, basés sur des règles, stables, à fort volume et utilisant des applications numériques sont idéaux.
De plus, les outils de monitoring de processus comme Pandora FMS peuvent aider à repérer les goulots d’étranglement. Ce sont eux qu’il faut automatiser en priorité.

2. Implémentation des tests (Développement & Tests)

En fonction de la solution choisie (ou de notre propre programmation d’agent), il faut concevoir le flux du bot, le développer et le tester rigoureusement dans un environnement contrôlé avant toute mise en production.

3. Déploiement et maintenance

Si les tests sont concluants, on déploie l’agent en production et on supervise ses performances. Si tout va bien, tant mieux, mais le travail n’est pas terminé.
Les processus évoluent, donc les bots doivent être maintenus et mis à jour pour rester efficaces.

4. Passage à l’échelle

Une fois que la valeur est démontrée sur des projets pilotes — ou qu’on est sûr que le bot n’a rien cassé dans les zones non critiques où il a été testé — on peut étendre l’automatisation.
Encore une fois, la surveillance est essentielle, pas seulement du bot, mais aussi d’autres indicateurs clés de performance et de satisfaction. Car la RPA, aussi puissante soit-elle, peut aussi avoir son côté obscur.

Les défis de l’automatisation RPA

Tout n’est pas fait d’or, et l’automatisation ne fait pas exception. Elle doit encore relever de nombreux défis, notamment lorsqu’elle entre en contact direct avec des personnes, qu’il s’agisse d’employés ou d’utilisateurs.
Ainsi, on peut se heurter à :

• Résistance au changement : Les employés peuvent craindre que l’automatisation remplace leurs emplois. Une communication interne claire et une réaffectation vers des tâches à plus forte valeur ajoutée sont essentielles.
• Insatisfaction des clients : Si l’automatisation est le premier point de contact avec les utilisateurs ou les clients, et qu’elle est mal implémentée — devenant un labyrinthe frustrant sans solution ni interlocuteur humain — on se tire une balle dans le pied. Il faut superviser cette satisfaction.
• Gouvernance : En l’absence de gouvernance adéquate, une gestion IT fantôme peut émerger, avec des agents et bots non supervisés, créant des risques de sécurité et de conformité.
• Évolutivité : Gérer quelques bots est facile, mais en gérer des centaines nécessite une plateforme robuste avec une supervision centralisée.
• Données et processus stables et de qualité : La RPA fonctionne avec des données de haute qualité et des processus stables. Si une interface utilisateur change souvent, l’agent peut échouer et exiger une maintenance continue.

Comment Pandora FMS peut soutenir l’automatisation RPA

Comme toute tendance en plein essor, la RPA est faite en grande partie de marketing et de promesses. C’est pourquoi j’ai autant parlé de supervision, car tout semble parfait… jusqu’à ce que ça se confronte à la réalité.
Dans ce processus d’automatisation, Pandora FMS permet de :

• Superviser l’écosystème RPA : En monitorant la santé des serveurs exécutant les agents, l’usage CPU/mémoire, la disponibilité des applications…
• L’intégration avec les flux ITSM : En recevant des alertes des plateformes RPA et en s’assurant qu’en cas de défaillance, cela soit détecté et résolu rapidement.
• Le mesure des performances : La RPA tient-elle ses promesses ? Cette montée en charge est-elle efficace ? Pouvons-nous instaurer une gouvernance grâce à une visibilité claire ? Pandora FMS peut mesurer ces performances en les comparant aux indicateurs précédant l’automatisation.

L’automatisation sans supervision est un acte d’aveuglement, et le premier pas vers le désastre.

Pourquoi investir dans la RPA et son évolution future

L’automatisation suscite autant de fantasmes que de méfiance, mais quelle que soit notre opinion, c’est une tendance qui est là pour durer.
C’est pourquoi elle ne doit pas être vue comme une tactique ponctuelle pour se débarrasser de processus lourds, mais comme une partie intégrante de la stratégie à long terme.
La technologie est un train à grande vitesse qui n’attend personne, et si nous manquons le bon, il devient presque impossible de rattraper ceux qui l’ont pris.
Il ne s’agit pas d’investir par peur de rater quelque chose (FOMO), mais de comprendre que, malgré les promesses (comme toute tendance IT), la RPA semble inarrêtable et incarne une nouvelle transformation numérique.
Seul le temps dira si les attentes les plus optimistes seront comblées, mais il est clair qu’elle peut déjà nous aider à disposer d’une force de travail augmentée, accomplissant certaines de ces tâches qui épuisent notre énergie et libérant du temps et de l’espace mental pour l’essentiel.
Le défi consiste à l’intégrer avec son objectif initial d’optimisation (et non de remplacement), sans se laisser aveugler par les paillettes du marketing. Et cela se fait par un projet pilote bien défini, qui nous permettra de tester la RPA dans notre cas concret.
Ainsi, peut-être atteindrons-nous enfin le rêve de nous consacrer à l’essentiel — avec un outil qui, pour une fois, fait ce qu’on lui demande sans discuter.