CMDB (base de datos de gestión de configuración)

Importancia, beneficios y consideraciones de CMDB

En los negocios digitales, se ha vuelto esencial gestionar y dar un seguimiento a cada uno de los recursos de Tecnología de Información (TI), incluyendo la configuración de hardware, software, sistemas y sus relaciones entre sí, con la finalidad de asegurar la entrega ágil y oportuna de sus servicios que resulte en la mejor experiencia de los usuarios de la organización y, en consecuencia, en una mejor respuesta a los socios de negocio y los clientes. En este artículo presentaremos la funcionalidad de la Base de Datos de Gestión de Configuración o Configuration Management Database (CMDB), su importancia y consideraciones para obtener los beneficios esperados.

¿Qué es Configuration Management Database (CMDB)?

La infraestructura de la Tecnología de Información (TI) se ha vuelto cada vez más compleja, en distintos ambientes, con más componentes y mayores requerimientos de cumplimiento con disposiciones regulatorias, tanto locales como internacionales. Esto ha hecho que realizar su gestión en forma tradicional (manual) se haya convertido en una tarea prácticamente imposible, con grandes posibilidades de cometer errores que pueden impactar en la operación de la organización. La Base de Datos de Gestión de Configuración o Configuration Management Database (CMDB) es el lugar donde se resguardan datos históricos, ubicaciones, propietarios/usuarios, funciones, así como también el relacionamiento entre cada uno de los activos de TI (denominados CI, Configuration Item, o Componente de Configuración), por lo que no es solo un repositorio de información.

Tradicionalmente, la gestión de los activos de TI se ha enfocado en el ciclo de vida y los aspectos financieros de los mismos. Con CMDB, el enfoque es distinto, orientado al servicio que provee cada CI, como parte de un servicio. Los estrategas de TI pueden usar la información en esta base de datos para crear una vista completa de toda la infraestructura de TI para comprender la configuración de los componentes y su interdependencia entre sí a lo largo del ciclo de vida de los activos. Por esa razón, la riqueza de información de CMDB contribuye en la automatización efectiva del seguimiento, la configuración y el cumplimiento de cada CI, así como también en la identificación de problemas potenciales entre los CI, con la finalidad de asegurar la entrega eficiente de los servicios de TI y, en consecuencia, la mejor respuesta y experiencia para los clientes.

Evolución de la CMDB

El personal de TI ha utilizado repositorios para los datos de los activos de TI; por ejemplo, IT Asset Management (Gestión de Activos), que refleja aspectos financieros de los recursos tecnológicos y su evolución a lo largo de su ciclo de vida. Sin embargo, CMDB surgió como parte de la práctica ITIL (Biblioteca de Infraestructura de TI, Information Technology Infrastructure Library), que requiere de la visibilidad y una misma fuente de verdad de cada CI, que además refleje la relación entre los recursos tecnológicos y sus usuarios. También CMDB ha sido la respuesta a la necesidad de una comprensión de la interdependencia entre los CI para poder implementar la conmutación por error automática, la cual es un proceso donde un sistema informático cambia automáticamente a un sistema redundante o de reserva en caso de falla o interrupción.

El staff de TI puede aprovechar también la automatización y los datos de gestión del activo para asegurar la eficacia de un plan de Recuperación de Desastres (Disaster Recovery, DR). Por ejemplo, en CMDB se preservan copias de direcciones IP y entradas DNS para restablecer la infraestructura en caso de incidentes o fallas. Esto permite evitar la interrupción en los servicios de TI, dando continuidad operativa a la organización.

Para estas tareas de ejecución y análisis, se recomienda adoptar tecnologías emergentes como Inteligencia Artificial y Machine Learning (Aprendizaje Automático), no solo para automatizar y acelerar los procesos de recuperación, sino también para predecir el impacto de los cambios en la configuración en los niveles de servicio.

ITIL y CMDB

ITIL es un subconcepto de IT Service Management (ITSM, Gestión de Servicios de TI), que refiere a las actividades para diseñar, construir, operar y mantener los servicios de TI para clientes internos y externos de la organización, partiendo de que TI debe entregarse como un servicio. ITIL se define como el conjunto de mejores prácticas para gestionar los servicios de TI, su soporte y niveles de servicio para garantizar la adecuada calidad, mejorando la eficiencia y reduciendo costos, basándose en guías prácticas y casos de uso que las empresas pueden adoptar en la gestión de configuración de sus recursos.

De ahí que CMDB es un elemento clave para ITIL, ya que permite a los equipos de TI tener rastreabilidad y visibilidad de las relaciones entre los CI, con base en cuatro aspectos clave:

• Alineación de TI con el negocio – implementación de procesos cuya prioridad es alinear los servicios de TI con las necesidades del negocio.
• Servicio de TI— con base en funciones, procesos y roles:
• Las funciones basadas en especialización pero que deben trabajar en forma coordinada para alcanzar los objetivos la organización.
• Procesos clave en la gestión de los servicios de TI, debiendo ser estructurados y definidos para actividades determinadas en la prestación de servicios con resultados específicos, son medibles y se inician como respuesta a un evento y existe un receptor del resultado de los procesos.
• Roles que son responsabilidades, actividades y sujetos a autorizaciones.
• Medir para gestionar— bajo el principio de que no se puede mejorar lo que no se puede medir, es esencial establecer métricas para gestionar y controlar.
• Definición del Ciclo de vida— registro de activos desde su justificación, diseño y construcción, hasta sus pruebas, despliegue, mejora continua y retirada.

Ventajas de CMDB

Cuando se implementa CMDB con las mejores prácticas, se obtienen las siguientes ventajas:

• Al momento de concentrar la información de todos los CI, se logra una visión centralizada de toda la infraestructura de TI, que permite agilizar y automatizar procesos de gestión, además de minimizar errores que pueden impactar en el nivel de servicio de TI para la organización.
• La visibilidad mejorada y completa de la infraestructura de TI provee información vital para la toma de decisiones oportuna y la capacidad de reacción ante posibles incidentes, pudiendo acelerar resoluciones necesarias y minimizar tiempos de inactividad (downtime) que pueden afectar al negocio. El staff de TI, mediante un análisis más preciso, puede identificar también los problemas potenciales, no solo tomando en cuenta los recursos de TI (CI), sino también sus propietarios y usuarios.
• La documentación detallada de cada CI y sus cambios de configuración permite al staff de TI mejorar la comunicación entre los equipos de trabajo de TI e identificar componentes clave en los modelos de entrega de servicio para dar respuesta a las necesidades del negocio.
• Los registros y visibilidad actualizada de los CI, sus cambios históricos y controles permiten cumplir con auditorías, estándares y gestión de riesgos, anticipando cambios autorizados o no autorizados en la infraestructura de TI.
• Los costos se reducen al momento de requerir menor personal de TI necesario para gestionar la infraestructura, lo que también reduce el tiempo para implementar cambios en la infraestructura o resolver incidentes. En consecuencia, el staff de TI puede asignarse a tareas más estratégicas.

Otra ventaja muy importante es que CMDB permite implementar una planificación de presupuestos al momento de tener un pleno conocimiento de cada activo de TI, tales como inventario, configuraciones, contratos, licencia, costos de servicio y mantenimiento.

Desafíos para implementar CMDB

La riqueza de información en CMDB se basa en la precisión y la constante actualización de los datos (antes y después de cualquier cambio), porque los principales desafíos son:

• La mayoría de las organizaciones no cuentan con un plan adecuado para alimentarla constantemente. Se requiere de herramientas, rutinas de frecuencia y reglas de automatización que eviten depender de procesos manuales. No hacerlo representa riesgos de obsolescencia o información con sesgos.
• El mantenimiento de CMDB requiere del talento humano adecuado con las competencias necesarias para analizar la información y anticipar conflictos. El no tener el staff preparado para capitalizar el conocimiento puede conducir a una mala interpretación o pasar por alto errores potenciales en la calidad de los datos.
• Los datos deben ser útiles, objetivos y enfocados para soportar procesos internos como la gestión de cambios. Se debe contemplar en la información los datos de los usuarios o propietarios de cada CI y los mecanismos de actualización que reflejen datos históricos. Además, los datos de los CI deben ser revisados (sin duplicidad u omisión) y complementados con datos de otros recursos para ser utilizados en todas las funciones necesarias.

También se requiere el soporte adecuado para los datos federados, en el sentido de que no todos los datos deben residir solamente en CMDB, pues existe la idea errónea de que debe migrarse toda la información a esta misma fuente de la verdad. Se recomienda federar los datos en otras herramientas o soluciones que son más adecuadas para casos de uso específicos tales como SAM (Software Asset Management, gestión de activos de software) para gestionar la compra o implementación de Software o ITFM (IT Financial Management, Gestión Financiera de IT) para analizar los costos informáticos de TI.

CMDB vs. Gestión de Activos (ITAM, IT Asset Management)

Aparentemente, CMDB e ITAM parecieran referirse a lo mismo; sin embargo, existen diferencias sustanciales: ITAM describe los costos del ciclo de vida del activo de tecnología (incluyendo detalles de compra de fechas y precios, números de serie, licenciamiento, entre otros) y busca maximizar el valor para el negocio, con un enfoque financiero. CMDB surge también como evolución natural del ITAM, que almacena datos del ambiente de TI y el relacionamiento entre los componentes y servicios, con un enfoque que va más allá de lo financiero. Los componentes se configuran y se usan para la entrega de un determinado servicio de TI. Ante la complejidad de los ambientes de TI no solo es importante saber lo que se tiene sino cómo se integran y se relacionan los CI entre sí.

Para comprender esto, veamos estos casos de uso:

Adicionalmente, CMDB permite reducir el tiempo promedio de resolución (MTTR, Mean-Time-To-Resolution), mejora las decisiones con base en un contexto y conocimiento detallado de los CI. La automatización permite al staff de TI enfocarse en tareas más estratégicas y planear la capacidad y el presupuesto con base en el uso de los recursos.

Beneficios de la Gestión de Configuración de Software

Uno de los aspectos más importantes en estos tiempos de negocios digitales es el Time to Market (tiempo para lanzar o comercializar un producto). Para desarrollar software, la gestión de la configuración asume un rol relevante en el control de las versiones y la infraestructura de integración y distribución continuas (CI/CD – Continuos Integration/Continuos Distribution). El staff de desarrollo puede crear sistemas sólidos y estables apoyándose en herramientas que gestionan y supervisan automáticamente las actualizaciones de los datos de configuración.

Para entender esto, durante el proceso de desarrollo de software, se pueden modificar, agregar o eliminar valores de configuración, por lo que es importante el control de versiones en la configuración y tener la capacidad de revertir la configuración a un último estado estable para evitar resultados inesperados. También el staff puede revisar el registro de auditoría de las modificaciones. En resumen, los beneficios de la Gestión de Configuración de Software son:

• Control de cambios en los productos desarrollados, preservando su integridad.
• Elementos de apoyo a los métodos de desarrollo.
• Ambiente estable y controlado de trabajo.
• Apoyo para crear sistemas sólidos y estables, con herramientas automatizadas que gestionan y supervisan las actualizaciones de los datos de configuración.

Vendedores y herramientas de CMDB

Hoy en día existe una diversidad de herramientas de Gestión de Servicios de TI que pueden integrarse con CMDB, para su funcionamiento eficiente. Entre las herramientas más populares de CMDB, todas con capacidad de personalización, podemos mencionar:

• ServiceNow CMDB.
• BMC Helix CMDB.
• Pandora ITSM

Adicionalmente, existen herramientas de gestión de TI de código abierto, tales como OTRS y GLPI, que son gratuitas y pueden también ser personalizadas de acuerdo con la organización.

Cabe mencionar que las herramientas de integración de datos en CMDB permiten agilizar la transferencia de datos entre diferentes componentes (fuentes y destinos) en un solo modelo (datos federados), junto con la administración de controles de acceso y el mapeo de servicios de TI, lo cual agilizar la labor de staff para llevar a cabo una gestión eficiente de los recursos de TI como servicio para atender las necesidades del negocio.

Conclusión

La economía digital requiere la alineación de las tecnologías de información con los modelos del negocio, prestando altos niveles de servicio que aseguren la eficiente operación y entrega de valor a los usuarios, socios de negocio y, lo más importante, los clientes. CMDB atiende esta necesidad al gestionar los recursos de TI con una visión integral y más holística al contemplar cada componente, su relacionamiento e interdependencia con el fin de entregar servicios tecnológicos en forma eficiente y más automatizada. Desde luego, para obtener sus beneficios, las organizaciones deberán definir un plan de actualización constante con datos útiles y objetivos, así como también contar con el talento humano para llevarlo a cabo y hacer una correcta interpretación de la información en CMDB. Se recomienda también apoyarse en un socio de tecnología que aporte las competencias necesarias para su análisis y ejecución.