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Ticketing y soporte

Se puede entender un ticket como una incidencia genérica a un equipo de soporte, una pregunta, para reportar un problema, etcétera.

Los tickets tienen una serie de características básicas como son la urgencia o criticidad del asunto, un título, el grupo asignado, y los usuarios que intervienen en él y su estado y características avanzadas como el campo Description que soporta elementos HTML como texto enriquecido, enlaces web e imágenes o el campo File upload para poder almacenar y compartir ficheros relacionados con la incidencia.

Hay muchos otros campos opcionales y todos los que el administrador defina para el tipo de ticket (campos personalizados).

Usuarios que intervienen en una resolución de un ticket

En un ticket cada usuario tiene un rol específico:

  1. Usuario creador del ticket: Es la persona que identifica el problema e inicia la gestión. Será la persona a la que hay que ayudar en el proceso de gestión de incidencias. Aunque el creador del ticket tenga definido un grupo y luego el grupo del ticket sea cambiado, el creador del ticket siempre tendrá visibilidad del ticket (mientras no lo cambien como creador), esto está diseñado de esa manera y el resto de las ACL siguen funcionando igual.
  2. Usuario propietario del ticket: Es la persona encargada de solucionar el problema. Solamente puede haber una persona ya que el problema se puede escalar (pasar la propiedad del ticket) a otra persona, pero el propietario únicamente puede ser una sola persona. Ese propietario es la única persona que puede cerrar un ticket.
  3. Usuario editor del ticket: Puede ser diferente del creador, alguien simplemente encargado de introducir el ticket en el sistema. Si el sistema es manejado a través de una línea de operadores, la persona que recoge la llamada e introduce el ticket no es ni el creador del ticket ni la persona que va a solucionarlo.
  4. Usuario con acceso al ticket, y que aporta información, pero que no es ni el que lo creó, ni el que lo va a solucionar: puede ser simplemente un técnico que aporta algo de información.
  5. Usuario asociado a un ticket: cualquier persona que haya participado en algún momento durante la vida del ticket, realizando modificaciones o añadiendo comentarios. También recibirá notificaciones con las actualizaciones que se produzcan en el ticket.

En la pestaña de Contacts se podrá ver la lista completa de las personas que participan en un ticket y su rol.

Los usuarios a su vez pertenecen a empresas y a grupos, y la visibilidad de los tickets va definida en función de los permisos asignados a esos usuarios. Existen bits de acceso que definen quién puede VER, EDITAR o GESTIONAR tickets. Así pues se necesita el permiso de EDICIÓN para poder crear tickets, y para que un usuario pueda ver el ticket de otro usuario deberá tener visibilidad sobre ese grupo.

Caso práctico de flujo de ticketing con Pandora ITSM

A través de un ejemplo se mostrará la operativa de gestión de tickets. Este equipo de soporte está formado por tres personas y un jefe de equipo.

Grupos en soporte

Existen varios tipos de clientes: Los que trabajan en equipo y los que actúan de forma independiente.

En este entorno, cuando un cliente de tipo agrupado abre un ticket, se asigna a un jefe de equipo. Ese usuario será quien reciba el ticket y luego podrá escalarlo, si procede, a otros usuarios.

También se podría enviar a un usuario genérico que actúe como una lista de correo. Como se verá más adelante, con los workflows se podrán elaborar acciones mucho más complejas, como enviar un mensaje a Telegram cada vez que reciba una incidencia de prioridad alta o poder asignar un ticket a cierto tipo de usuarios dependiendo de ciertos criterios. Luego llegará un mensaje de correo electrónico tanto al creador del ticket como al receptor del ticket.

Se puede contestar el correo y dicha respuesta se añadirá al “hilo” de comentarios del ticket. Otra opción es continuar su gestión a través de la interfaz web de Pandora ITSM, lo cual permitirá hacer muchas más cosas que simplemente poner un comentario.

Cuando un usuario crea un ticket y este se queda en estado NUEVO se verá con un fondo ligeramente rojizo, similar al siguiente:

Haciendo clic en el número de ticket o su descripción se entra en la pantalla principal de gestión del ticket. Se puede así cambiar su estado, o navegar por las pestañas del ticket para ver su histórico, notas asociadas al ticket (workunits), ficheros, etcétera.

Estados de un ticket

El estado de un ticket comienza en un estado NUEVO (New) y a partir de ese momento el contador de tiempo se pone en marcha. La gestión de SLA (Service Level Agreement) cuenta el tiempo desde que se abre un ticket hasta que se empieza a gestionar y cambia de estado de NUEVO a ASIGNADO (Assigned). También cuenta el tiempo que pasa desde que el creador del ticket escribe y recibe respuesta y el tiempo total que se tarda en resolver una incidencia.

Solamente el propietario de un ticket puede cambiar los estados del mismo.

Existen otros estados importantes en un ticket, tal como PENDIENTE DE TERCERA PERSONA (Pending on a third person), que pone el ticket en modo de “pausa” con respecto al SLA, ya que generalmente se refiere a una situación por la cual es necesario esperar a que alguien proporcione algo de información para proseguir con la resolución del ticket.

También existen dos estados especiales: PENDIENTE DE CIERRE (Pending to be closed) y SIN CONFIRMAR (Unconfirmed) que son estados temporales por los que marcar un ticket que está pendiente de cierre o ha sido recibido pero que todavía no se ha clasificado. Sirven sobre todo para identificar el ticket en un estado que luego se pueda procesar con reglas de workflow, pero sin propósito a su incidencia con la gestión de SLA.

El estado CERRADO (Closed) hace referencia expresa al fin de vida y permite añadir un epílogo de resolución y un campo específico para indicar la resolución del mismo (solucionado, rechazado, faltan datos, expirado, etcétera). Un ticket CERRADO se puede bloquear para impedir su reapertura.

El estado REABIERTO (Reopened) es similar al estado ASIGNADO, pero indica que ha sido activado desde el estado CERRADO.

Añadiendo información al ticket

El equipo de personas que trabajan sobre el ticket (el cliente, el operador, los técnicos de segundo nivel, etcétera), interactúan entre sí añadiendo notas de texto (o unidades de trabajo, workunits, en terminología de Pandora ITSM). Cada usuario con acceso al ticket aporta información para su resolución. Para ello, basta con contestar uno de los correos del ticket o bien se puede introducir manualmente a través de la interfaz usando la solapa marcada con un bocadillo:

Al hacer clic en el icono de bocadillo llevará al siguiente cuadro de diálogo:

Un usuario tipo Super Administrador siempre podrá ver todos los mensajes.

Para finalizar se agrega la WU con el botón Add.

Cuando se añade una Unidad de trabajo (comentario) o un fichero o se cambia su estado, se envía una notificación por correo electrónico a todos los usuarios asociados a ese ticket. De esta manera la interacción es constante. Se puede personalizar el envío de email a través de la configuración (ver opciones de configuración).

Véase también “Configuración de tickets” y “Límites a la creación de tickets”.

Detalles avanzados de un ticket

Un ticket tiene una serie de campos personalizados por el usuario, que están relacionados con el tipo de ticket. Es posible crear diferentes tipos de tickets, y cada uno con sus campos personalizados.

Además de los campos definidos por el administrador, existe una serie de campos especiales, que se pueden ver en la vista de edición, en la caja “Parámetros avanzados” (Advanced parameters):

El editor es el usuario de la aplicación que crea el ticket, y consta por motivos de auditoría y registro, no se puede cambiar. Lo mismo ocurre con el grupo creador. Son campos “fijos” que luego podremos utilizar como filtros en las reglas de workflow.

Se pueden definir jerarquías de tickets anidados, vinculando uno con otro en una relación padre-hijo, para eso está el campo “Ticket padre” (Parent ticket). También se puede vincular un ticket de soporte a un proyecto, a través de la vinculación con una tarea (Task), ya que las tareas son subdivisiones de los proyectos.

De la misma manera, se puede vincular uno o varios objetos de inventario a una incidencia, de manera que luego se pueda tener una trazabilidad de a qué elementos afecta una incidencia y ver también el historial de incidencias que ha tenido un determinado objeto de inventario.

También es posible tener al tanto del flujo de vida de un ticket a un grupo de terceras personas de las cuales sólo tenemos su dirección de correo electrónico, que ni siquiera tienen acceso a Integria IMS. De esta manera les irán llegando copias de todo lo que suceda a través de correo electrónico. Es una manera sencilla de incluir a terceros y mantenerlos informados.

Personalizando los tickets con campos personalizados.

Se pueden definir tickets de diferentes tipos, de manera que cada tipo de ticket tenga sus propios campos. Estos campos podrán ser de tipo texto, fechas, casilla de verificación (checkbox), un selector e incluso hacer que se puedan encadenar varios selectores, y que en función de la selección del usuario se desplieguen unos valores u otros.

Además es posible configurar que cierto tipo de tickets estén disponibles sólo para determinados grupos: por ejemplo si tiene un grupo de soporte técnico y un grupo de soporte al usuario, los tipos de ticket “Incidencia técnica” que requiere rellenar muchos campos detallados, solo estaría disponible para el grupo “técnicos”, mientras que otros tipos de ticket que no requieren conocimientos técnicos están disponibles para cualquiera.

Puede crear o modificar un tipo de ticket personalizado Soporte → Tipos de tickets → Ver tipos de tickets (SupportTickets TypesView tickets types).

Campos personalizados

Cuando se define un tipo de ticket podrá establecer uno o varios campos personalizados. Puede que necesite definir un campo común para todos los tipos de tickets personalizados (y así no tener que ir uno por uno, metiéndolo en todos) y para eso está el “campo global” (Global field).

Existen campos de tipo texto (una línea), texto ampliado (una caja de texto libre multilínea), datos de tipo fecha (que mostrará un calendario), de tipo numérico (y que el sistema validará que sea un número) o de tipo “verdadero/falso”.

Existen dos tipos más complejos, como el selector de valores (Combo) y los campos relacionados (Linked).

Campos de tipo lista de opciones (combo)

Los valores posibles se deben separar con comas y el sistema los mostrará en un selector.

La cadena de opciones debe comenzar por una coma, es decir, la primera opción debe quedar vacía.

Campos relacionados

Son campos personalizados relacionados entre sí. Por ejemplo: un técnico IT necesita identificar el elemento a reparar. Para llegar a ello, necesitará primero escoger el tipo de elemento:

Además, en función del tipo elemento, se debe escoger unas marcas de fabricantes para cada uno de ellos.

Primero debe crear el campo personalizado “Tipo de hardware” (Hardware type). En este caso, no se selecciona un campo padre (Parent) porque es el primero en la jerarquía. Los valores irán separados por comas.

El segundo campo enlazado, en este caso sería la marca, tendrá como padre al campo “Tipo de hardware” y los valores enlazados tendrán un formato especial:

valor_tipo1|valor_marca1,[valor_tipo2|valor_marca2],[valor_tipo3|valor_marca3]...

De esta manera, siguiendo el ejemplo anterior, se debe definir así:

Laptop|HP,Laptop|Lenovo,Laptop|Mac,PC|HP,PC|Dell,Keyboard|ES,Keyboard|UK,Keyboard|Mac,Mouse|Mac,Mouse|Logi,Mouse|HP,Mouse|Microsoft,Other|Trackball

Estadísticas del ticket

Existe una solapa dentro de los detalles del ticket que mostrará todos los detalles, a modo de resumen. Se puede ampliar esta información con los informes detallados de tickets (ver informes), pero en general se tiene aquí todo lo que necesita saber. En función del historial de esa incidencia verá más o menos datos.

Partes de trabajo

Si en el proceso de la incidencia se necesita generar un documento (PDF) con todos los detalles, en un formato específico, para entregar a un cliente o a un proveedor a modo de albarán o prueba de ejecución de un trabajo, se necesita realizar un parte de trabajo (Work order). Se pueden definir sus propios partes de trabajo usando una plantilla y luego hacer que se rellene automáticamente usando macros.

Para crear un parte de trabajo, vaya al menú Soporte → Tipos de ticket → Plantillas de parte de trabajo ( SupportTickets TypesWork order templates ) y haga clic en el botón de Crear (Create).

Se creará con la plantilla del sistema (viene una definida por defecto, que se puede personalizar). Automáticamente la dejará accesible para descarga en esa misma ubicación.

Algunos de esos campos se han rellenado con datos del ticket, otros se podrían rellenar usando campos personalizados y otros se dejan en blanco para rellenar manualmente por el cliente u operador de manera presencial. Se puede descargar el documento, y si se quiere se puede validar subiendo una versión de ese mismo documento firmado por el cliente (escaneado o fotografiado) para que quede constancia.

Se pueden asignar diferentes plantillas de partes de trabajo en función del tipo de ticket. Existe un conjunto de macros que puede usar para reemplazarlas por los datos del ticket. Se recomienda que se edite la plantilla por defecto para entender cómo funciona.

Las siguientes macros serán reemplazadas por el valor real en las plantillas que las usen:

Mapeo de estados de un ticket

Uno de los campos más importantes de los tickets es el estado. Mediante este campo se puede hacer un seguimiento preciso del momento de su vida en que se encuentra el ticket. Este ciclo está abierto al usuario y se puede modificar.

Es posible definir un flujo controlado para restringir el orden de los estados por los que un ticket puede pasar mediante la característica del Mapeo de estados. Haciendo uso del mapeo de estados se puede definir si un ticket debe pasar por diferentes fases antes de ser cerrado. Esto se configura en Soporte → Flujo de trabajo → Mapeo de estados ( Support → Workflow → Status mapping).

SLA

El SLA (Service Level Agreement) es la forma de “comprobar” que la gestión de tickets funciona bajo unos criterios específicos. Pandora ITSM cuenta con funcionalidades de gestión automática de SLA. El SLA se procesa conforme unos parámetros y se configura en el menú Soporte → Ver SLA (Support → View SLA).

Algunos de los campos que requieren explicación son los siguientes:

¿Qué significa "saltará el SLA"?

Significa que el sistema enviará una notificación por correo electrónico al propietario del ticket, advirtiendo que el ticket no cumple los criterios establecidos en el conjunto de reglas de SLA asociada al ticket.

Esto dependerá del grupo al que está asociado el ticket, ya que es en la configuración de grupo donde se especifica cuál SLA se aplicará a los tickets de grupo.

Evaluación SLA de un ticket

Utilizando el sistema de SLA, en la vista del ticket se puede ver en una escala de tiempo (histograma), cuando el ticket no ha cumplido (en rojo) y cuando ha cumplido (en verde). Además de un indicador del porcentaje de cumplimiento del ticket en toda la vida de éste o por rangos de fechas (últimos 15 días, el día de hoy, etcétera).

Las métricas de SLA se pueden obtener mediante API por cada incidente, por cada grupo, por cada operador. También se utilizan en informes. Son las métricas más importantes para medir la calidad del servicio.

Aseguramiento de calidad y retroalimentación

El aseguramiento de la calidad ( Quality Assurance o Q/A) y la retroalimentación (feedback) de los tickets bien puede ser configurado.

Por defecto el sistema preguntará al creador del ticket, cuando este se cierre (independientemente de quién lo cierre), cómo se ha cerrado el ticket. Se enviará un mensaje de correo electrónico para que acceda a una pantalla de valoración.

La valoración solamente puede ser buena o mala, y en ambos casos se puede añadir un texto explicativo opcional. Dichas valoraciones se asocian al ticket y a la persona dueña del mismo. Únicamente los usuarios con permisos de Q/A y el usuario que creó el ticket pueden acceder a esos datos.

La valoración de los tickets de soporte por defecto se encuentra activado a nivel general en el menú Configuración → Configuración → Configuración de incidencias → Comportamiento del ticket → Desactivar puntuación de tickets (Setup → Setup → Issue setup → Ticket behavior → Disable ticket score).

A nivel de grupo, en el menú Personas → Gestión de Grupos (People → Groups management) se cuenta con el token Enviar correo electrónico de satisfacción del cliente (Send customer satisfaction email) activado de manera predeterminada.

Límites a la creación de tickets

Se puede limitar, por cada grupo, el total de tickets creados por usuario (Total ticket limit), y el total de tickets activos para un usuario (Open ticket limit). Son dos límites diferentes que pueden configurarse conjuntamente.

Esto se configura en la definición del grupo en el menú Personas → Gestión de grupos (People → Groups management) en los campos Open ticket limit y Total ticket limit. Además es posible que el límite de tickets abiertos simultáneos se pueda “forzar” y que no permita crear nuevos tickets o simplemente “avisar” con un mensaje, pero que permita crearlos. Para trabajar sin límites, deje el valor en 0.

El límite de tickets se calcula contando el número de tickets del último año a partir de la fecha actual.

Búsquedas personalizadas y dashboard

Se puede crear una búsqueda personalizada y almacenarla para su uso en informes, en el dashboard y la propia búsqueda de tickets, cargando dicho filtro.

Todas las búsquedas personalizadas guardadas se podrán reutilizar en la vista general de tickets además de ser los datos base para los informes estándar de tickets.

Para ello, primero utilice el buscador de tickets en Support → All tickets, establezca criterios de búsqueda y visualice los resultados.

En el campo Owner con introducir al menos dos caracteres podrá escoger de un listado de usuarios que coinciden y luego buscar resultados. Sin embargo si se activa el campo Current user serán mostrados los tickets que pertenezcan al usuario que haya iniciado sesión. Se podrán guardar filtros con este campo Current user activo y podrá ser utilizado en Dashboards, en cuyo caso se mostrarán los tickets que pertenezcan al usuario que haya iniciado sesión (y que cumplan con las demás condiciones del filtro de búsqueda).

Y haga clic en Añadir filtro personalizado (Add custom filter). Se preguntará el nombre del filtro (Filter name) y se guardará con el botón Guardar filtro personalizado (Save custom filter).

Para futuras búsquedas con filtros personalizados, solamente debe hacer clic en el botón Cargar filtro personalizado (Load custom filters) y se visualizarán los resultados seleccionados en pocos segundos.

Plantillas de correo electrónico

Se pueden personalizar todos los emails que se envían, cambiando su aspecto. Para ello se utilizan un conjunto de macros que se introducen en la plantilla. Las plantillas son ficheros HTML que se pueden editar desde la propia herramienta en el menú Configuración → Configuración → Configuración de plantillas de correo electrónico (Setup → Setup → Email templates setup).

Las plantillas de correo se aplican a las incidencias y también a la gestión de proyectos. Se puede incluso asignar diferentes plantillas en función del grupo. La edición es simple e intuitiva, y se pueden realizar cambios menores (logo, textos) desde el propio editor sin necesidad de poseer conocimientos sobre HTML.

Téngase en cuenta que cualquier imagen que vaya incluida en la plantilla deberá ser accesible desde Internet cuando alguien la abra desde el correo.

Macros para plantillas de correo electrónico, introducen:

Opciones avanzadas de configuración de los tickets

Menú Configuración → Configuración → Configuración de incidencias (Setup → Setup → Issue setup).

Opciones visuales

Comportamiento del ticket

Opciones de unidades de trabajo (UT)

Flujos de trabajo

Opciones de envío de correos electrónicos

Personalización

En cada una de las secciones de Estado y Resolución existen una serie de campos que pueden ser modificados según necesidad e idioma. Para el caso de los idiomas justo al lado de las dos secciones existe un botón de recargar valores por defecto en el idioma que utilice el usuario que está configurando la Personalización.

En el apartado de Día especial se pueden agregar y retirar los días festivos y marcar si dichos festivos son laborables.

Importación de ticket por CSV

Los campos serán los siguientes de acuerdo con el el orden lógico establecido por la herramienta (los nombres se han numerado para facilitar el trabajo):

  1. Inicio.
  2. Cierre.
  3. Título.
  4. Descripción.
  5. Id de usuario.
  6. Estado.
  7. Prioridad.
  8. Id del grupo.
  9. Actualización.
  10. Identificador del creador.
  11. Identificador de la tarea.
  12. Resolución.
  13. Epílogo.
  14. Identificador del padre.
  15. SLA deshabilitado.
  16. Identificador del SLA afectado.
  17. Identificador del tipo de incidencia.
  18. Puntuación.
  19. Correos en copia.
  20. Editor.
  21. Identificador del grupo creador.
  22. Último estado.
  23. Cerrado por (nombre).
  24. Extra data.
  25. Extra data 2.
  26. Bloqueado.
  27. Estado antiguo.
  28. Resolución antigua.
  29. Estado antiguo 2.
  30. Resolución antigua 2.
  31. Extra data 3.
  32. Extra data 4.
  33. No mostrar aviso para valorar resolución del ticket.
  34. Hash.
  35. Valoración (positiva o negativa).
  36. Comentario de la valoración.
  37. Campos personalizados: deberán existir previamente en el sistema Pandora ITSM y deberán indicarse en orden, pudiendo elegir un valor, o en caso de no querer darles valor, espacio en blanco. En el caso de los tickets será necesario crear el tipo al que pertenecen los campos y obviamente referenciar ese tipo en el propio ticket.

Ejemplo

“2021-01-21 19:24:19, 2021-01-21 19:47:44, Terminal estropeado, Necesita reemplazo, tecnico_soporte, 7, 3, 4, 2021-01-21 19:47:44, admin, 0, 1, 0, ,0, 0, 1, 0, , tecnico_soporte, 1, 0000-00-00 00:00:00, tecnico_soporte, , , 0, 3, 0, 7, 1, , , , 0, , 0, ,valor_campo_personalizado1, valor_campo_personalizado2”

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